Port cut off date time là gì?

Port Cut Off Date Time là gì và các mốc thời gian

Tìm hiểu về port cut off date time là gì giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu chủ động lập kế hoạch giao nhận hàng hóa chính xác. Nắm vững mốc thời gian giới hạn này giúp tránh tình trạng hàng hóa bị rớt tàu đáng tiếc và giảm thiểu chi phí phát sinh.

Port cut off date time là gì?

Cut off time hay còn được gọi với từ đồng nghĩa khác là closing time, deadtime là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu. Theo đó khái niệm này dùng để chỉ thời hạn cuối cùng mà shipper cần thanh lý container cho hãng tàu để hãng tàu bốc xếp container lên tàu.

Nói một cách dễ hiểu, đây là giờ giới nghiêm của hàng hóa.

Nếu vượt qua mốc thời gian này, container của bạn sẽ bị rớt lại cảng.

Khái niệm này đôi khi còn được dân trong nghề gọi nôm na là giờ cắt máng hay hạn chót hạ container cy. Nhiều người mới làm xuất nhập khẩu thường chỉ chú ý đến ETD (ngày tàu chạy) - một sai lầm phổ biến mà tôi thấy rất nhiều nhân viên hiện trường (OPS) mắc phải - dẫn đến những khoản phạt khổng lồ. Sự nhầm lẫn này sẽ gây ra một hậu quả dây chuyền nghiêm trọng mà tôi sẽ tiết lộ chi tiết ở phần rủi ro phía dưới.

Nói thật, trong tháng đầu tiên làm OPS tại cảng Cát Lái, tôi đã từng khóc ròng vì trễ giờ cắt máng đúng 15 phút. Cứ nghĩ mình quen biết hải quan bãi hoặc năn nỉ điều độ cảng là có thể du di. Thực tế phũ phàng? Hãng tàu lập tức gạch tên lô hàng khỏi danh sách bốc xếp vì hệ thống đã tự động khóa. Lúc đó, mọi nỗ lực đều vô nghĩa.

Phân biệt Port cut off, SI cut off và VGM cut off

Một trong những nguyên nhân khiến các bạn mới vào nghề bị rối là sự xuất hiện của quá nhiều loại closing time trong logistics. Hiểu sai một thuật ngữ là đi tong cả lô hàng.

Port Cut Off (Giờ cắt máng)

Đây là mốc thời gian vật lý. Nó quy định hạn chót bạn phải đưa container hàng đầy (hạ bãi) về cảng và hoàn tất thủ tục thanh lý hải quan để vào sổ tàu. Tính chất của mốc này cực kỳ cứng nhắc.

SI Cut Off (Shipping Instructions)

Khác với việc giao nhận container, SI cut off là mốc thời gian chứng từ. Đây là thời hạn cuối cùng để shipper gửi chi tiết lô hàng cho hãng tàu nhằm phát hành vận đơn (Bill of Lading). Nếu nộp SI trễ, bạn có thể bị phạt tiền chỉnh sửa chứng từ, nhưng hàng vẫn có khả năng lên tàu nếu đã qua được cửa ải port cut off.

VGM Cut Off (Verified Gross Mass)

VGM là phiếu khai báo tổng trọng lượng container. Mốc cut off này thường diễn ra song song hoặc trước giờ cắt máng một chút. Dữ liệu chính xác về tỷ lệ rớt tàu do thiếu VGM khá hạn chế, nhưng kinh nghiệm thực tế tại các cảng biển lớn cho thấy khoảng 15-20% các lô hàng của người mới thường bị ách tắc chỉ vì quên nộp phiếu cân này.

Rủi ro và hậu quả khi trễ giờ cut off

Nhớ lại cái sai lầm chết người về việc nhầm lẫn giữa ETD và closing time mà tôi đã đề cập ở phần đầu không? Đây chính là lúc nó phát huy sức mạnh tàn phá tài khoản ngân hàng của công ty bạn.

Hậu quả trực tiếp nhất là rớt tàu (roll-over). Tàu chở hàng sẽ rời cảng mà không có container của bạn. Khi điều này xảy ra, shipper phải gánh chịu chi phí lưu bãi (DEM) và lưu container (DET). Chi phí lưu bãi thường dao động từ 50 đến 150 USD mỗi ngày tùy thuộc vào loại container (khô hay lạnh) và quy định của từng cảng.

Chưa dừng lại ở đó. Đôi khi bạn còn phải đóng thêm phí đổi booking (amendment fee) để chuyển hàng sang chuyến tàu tiếp theo - và tồi tệ nhất là đánh mất uy tín với đối tác nhập khẩu do giao hàng trễ hẹn.

Quy trình thủ tục hải quan cần hoàn thiện trước Cut off time

Để container được bốc xếp lên tàu thuận lợi, hạ bãi sớm thôi là chưa đủ. Bạn bắt buộc phải hoàn thành việc thanh lý hải quan (vào sổ tàu). Quy trình này bao gồm các bước cốt lõi sau:

1. Mở tờ khai hải quan xuất khẩu và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS. 2. Đóng thuế xuất khẩu (nếu có) để tờ khai được thông quan. 3. In mã vạch tờ khai và mang cùng container ra bãi cảng. 4. Đưa hồ sơ cho hải quan giám sát tại cảng để thực hiện thanh lý (quét mã vạch xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát).

Hiếm khi nào một lô hàng chưa thanh lý mà lọt được qua hệ thống kiểm soát của hãng tàu. Đừng cố gắng tìm đường tắt.

Trễ giờ cut off xử lý thế nào? (Cách xin gia hạn)

Gặp sự cố kẹt xe hoặc rớt mạng khai báo hải quan sát giờ?
Đừng hoảng loạn.
Trong logistics, vẫn luôn có những khe cửa hẹp nếu bạn biết cách xử lý (và tôi đã từng mất khá nhiều chầu cà phê để học được kỹ năng này từ các tiền bối).

Việc xin gia hạn (closing time extension) cần được thực hiện khẩn trương theo quy trình sau:

Thứ nhất, lập tức đánh giá thời gian trễ dự kiến. Trễ 30 phút sẽ khác hoàn toàn với trễ 4 tiếng.

Thứ hai, gọi điện trực tiếp cho Sales hoặc Customer Service (CS) của hãng tàu hoặc Forwarder. Đừng gửi email rồi ngồi đợi. Hãy giải trình lý do bất khả kháng và xin họ mở hệ thống (late come) cho lô hàng của bạn.

Thứ ba, nếu hãng tàu đồng ý, họ sẽ gửi yêu cầu xuống cảng. Lúc này, bạn mới có thể làm việc với điều độ bãi để hạ container muộn. Khá là căng thẳng, nhưng tỷ lệ xin gia hạn thành công thường cao hơn 50% nếu bạn báo trước ít nhất 2-3 tiếng so với giờ cắt máng.

Bảng So Sánh Các Cột Mốc Cut Off Quan Trọng

Để không bị rối giữa các thuật ngữ chuyên ngành, đây là cách phân biệt chi tiết ba cột mốc thời gian mà bất kỳ shipper nào cũng phải thuộc nằm lòng.

Port Cut Off (Giờ cắt máng) ⭐

- Thời hạn cuối cùng để hạ bãi container và thanh lý hải quan

- Tờ khai hải quan đã thông quan, mã vạch qua khu vực giám sát

- Rất thấp - Trễ là rớt tàu ngay lập tức nếu không xin được gia hạn

- Hải quan cảng và hệ thống của Hãng tàu

SI Cut Off

- Hạn chót gửi chi tiết lô hàng để phát hành vận đơn

- Shipping Instructions (Chi tiết vận đơn)

- Trung bình - Có thể nộp trễ nhưng sẽ chịu phí chỉnh sửa chứng từ (Amendment fee)

- Bộ phận chứng từ (Docs) của Hãng tàu

VGM Cut Off

- Hạn chót nộp thông tin tổng trọng lượng container

- Phiếu cân VGM có chữ ký xác nhận

- Thấp - Container không có VGM sẽ không được bốc xếp lên tàu vì lý do an toàn

- Trạm cân và Hãng tàu

Pha cứu thua ngoạn mục của Hùng tại cảng Cát Lái

Hùng, nhân viên OPS 26 tuổi tại TP.HCM, nhận nhiệm vụ hạ 3 container hàng nông sản sát giờ. Xe đầu kéo bị kẹt cứng trên cao tốc Long Thành. Chỉ còn đúng 2 tiếng là đến hạn chót port cut off date time. Anh thực sự hoảng loạn vì giá trị lô hàng quá lớn.

Ban đầu, Hùng định giấu công ty, tự gọi điện cho các đầu mối điều độ bãi quen biết để xin du di thời gian hạ bãi. Kết quả - bị từ chối thẳng thừng vì hệ thống điện tử sẽ tự động khóa, không một cá nhân nào can thiệp được nếu hãng tàu chưa mở gate.

Nhận ra cách làm cũ không hiệu quả, Hùng lập tức báo cáo trưởng phòng và gọi thẳng cho Sales hãng tàu trình bày lý do kẹt xe khách quan. Đồng thời, anh soạn sẵn email xin closing time extension đính kèm hình ảnh hiện trường.

Nhờ xin gia hạn sớm trước khi hệ thống đóng băng, hãng tàu đã đồng ý lùi giờ cut off thêm 3 tiếng (late come). Lô hàng lên tàu an toàn, giúp công ty tránh được khoản phạt lưu bãi gần 450 USD. Hùng học được bài học đắt giá: minh bạch và đúng quy trình quan trọng hơn sự khôn vặt.