Operator trong logistics là gì?

Vai trò điều phối chuỗi cung ứng hàng hóa

Hiểu rõ operator trong logistics là gì giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa và hạn chế rủi ro phát sinh trong chuỗi cung ứng. Vị trí này đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa các bộ phận để đảm bảo tiến độ công việc luôn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Operator trong logistics là gì?

Operator trong logistics - thường được gọi là nhân viên vận hành hay nhân viên hiện trường (OPS) - là người trực tiếp thực hiện và giám sát các công việc giao nhận, kho bãi và thủ tục xuất nhập khẩu để hàng hóa lưu thông suôn sẻ. Nhân viên vận hành đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng.

Có thể công việc này nghe khá phức tạp với những ai mới tìm hiểu ngành nghề, nhưng thực tế, bản chất của một Operator xoay quanh việc giải quyết các vướng mắc thực tế phát sinh hằng ngày tại cảng biển, kho bãi hay cửa khẩu.

Công việc chi tiết hằng ngày của một Operator logistics

Nói thật, những ngày đầu làm nghề OPS, tôi từng nghĩ công việc chỉ là ngồi văn phòng gõ giấy tờ. Thực tế hoàn toàn ngược lại.

Bạn sẽ phải di chuyển liên tục ngoài hiện trường dưới cái nắng gắt hoặc mưa dầm. Dưới đây là các nhiệm vụ cốt lõi: Xử lý chứng từ: Làm các thủ tục hải quan, khai báo thuế và hoàn thiện giấy tờ liên quan đến lô hàng.

Làm việc tại hiện trường: Trực tiếp có mặt tại cảng biển, kho bãi, sân bay hoặc cửa khẩu để giao nhận hàng hóa và giám sát quá trình đóng/dỡ hàng. Điều phối vận chuyển: Phối hợp với các bên tài xế, hãng tàu, kho bãi và cơ quan nhà nước để giải quyết các vấn đề phát sinh hằng ngày.

Áp lực thực tế và những góc khuất ít người kể

Công việc này đòi hỏi sự nhanh nhạy và khả năng chịu áp lực cao. Chỉ cần một lỗi sai nhỏ trên chứng từ hoặc tài xế đến trễ, cả lô hàng có thể bị kẹt lại cả ngày, phát sinh chi phí lưu bãi tốn kém.

Thế nên, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt đôi khi còn quan trọng hơn cả lý thuyết bạn học trong sách vở.

Các khái niệm liên quan trong ngành cần nắm rõ

Khi tìm hiểu về vị trí này, bạn thường sẽ bắt gặp một số thuật ngữ chuyên ngành đi kèm mà dân trong ngành hay sử dụng. MTO là gì trong logistics: Người kinh doanh vận tải đa phương thức, đứng ra chịu trách nhiệm toàn bộ hành trình vận chuyển hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối trước chủ hàng. Ops hiện trường vs Ops back-office: Phân định rõ giữa nhân viên chạy ngoài cảng/kho và nhân viên chuyên xử lý chứng từ bàn giấy.

Hiểu rõ các khái niệm này giúp bạn định hình được vị trí mình muốn hướng tới trong hệ sinh thái logistics rộng lớn.

So sánh các vị trí vận hành phổ biến trong logistics

Operator hiện trường (Field OPS)

• Xử lý tình huống nhanh, giao tiếp tốt với cơ quan hải quan và tài xế

• Di chuyển nhiều, chịu ảnh hưởng bởi thời tiết và tiến độ hàng hóa

• Chủ yếu ở cảng, kho bãi, cửa khẩu, sân bay

Operator chứng từ (Document OPS)

• Cẩn thận, tỉ mỉ, am hiểu sâu về luật hải quan và biểu thuế

• Ít di chuyển, áp lực về thời hạn (deadline) nộp chứng từ

• Văn phòng, làm việc qua máy tính và hệ thống dữ liệu

Hành trình xử lý khủng hoảng tại cảng của Minh

Minh, nhân viên vận hành 26 tuổi tại Hải Phòng, nhận nhiệm vụ thông quan gấp cho một lô hàng linh kiện điện tử vào sáng thứ Hai. Thách thức lớn nhất? Hệ thống hải quan gặp sự cố đúng thời điểm anh đang làm thủ tục.

Minh chạy đôn chạy đáo tìm cán bộ hải quan hướng dẫn thủ tục dự phòng bằng giấy, trong khi tài xế xe tải liên tục gọi điện giục vì cước phí neo xe từng giờ tăng lên.

Thay vì hoảng loạn, Minh bình tĩnh liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của hãng tàu để xin gia hạn thời gian hạ container, đồng thời điền tay các tờ khai theo mẫu đặc thù.

Cuối cùng, lô hàng cũng được thông quan kịp giờ lên tàu. Trải nghiệm đó giúp Minh rút ra bài học xương máu về việc luôn phải có phương án dự phòng trong nghề logistics.