Thế nào là công văn văn bản?

Kế hoạch là loại văn bản gì?

Đệ hỏi kế hoạch là loại văn bản gì? Thì đơn giản thôi: văn bản chỉ đạo.

• Chứa các công việc, thời gian cụ thể.
• Nhà quản lý, cơ quan, tổ chức lập ra.
• Mục đích: đảm bảo thực hiện đúng trình tự.

Năm nay, tao đang làm dự án xây dựng khu nghỉ dưỡng ở Phú Quốc. Kế hoạch chi tiết lắm, từ tuyển nhân sự, chuẩn bị vật liệu đến khâu hoàn thiện. Đúng kiểu “chỉ đạo” đấy.

Kế hoạch: Bản thiết kế hành động, không phải thứ chơi chơi. Thất bại, trách nhiệm thuộc về người lập kế hoạch. Năm nay, deadline tháng 12. Không kịp, thì tự chịu. Tao đang vắt óc ra đây.

Phải rõ ràng, rành mạch, tránh kiểu mơ hồ. Năm nay, tao học được nhiều điều từ việc quản lý dự án lớn. Thứ quan trọng nhất? Thực hiện kế hoạch chính xác, còn lại phụ thuộc vào yếu tố may rủi.

Thể thức của văn bản là gì?

Úi giời ơi Đệ, hỏi thể thức văn bản á? Dễ như ăn cháo! Nó là cái sườn, bộ khung của văn bản, giúp mình "diễn" cho ra ngô ra khoai chứ sao! Nó như kiểu:

• Khổ giấy A4 mà in lậu truyện tranh á?
• Font chữ Times New Roman, quốc hồn quốc túy của dân văn phòng.
• Lề lối trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm, phải 2cm - chuẩn mực vàng để đóng quyển!
• Định dạng đoạn văn thẳng hàng, thụt đầu dòng - như quân đội duyệt binh!
• Số trang - đánh cho có lệ, ai thèm đọc!

Thế thôi Đệ, có gì mà phải xoắn! Mà này, Đệ hỏi làm gì? Định viết di chúc à?

Thể thức văn bản gồm những gì?

Đệ hỏi thể thức văn bản gồm những gì hả? Trời ơi, dễ ợt! Huynh nói cho mà nghe, nghe cho kỹ nhé, đừng có mà lơ là như con bò nghe sấm!

Thành phần chính thì khỏi nói, tất cả loại văn bản nào cũng có:

• Tiêu đề: Đừng có mà để trống không à nha, quan trọng lắm đấy!
• Nội dung: Cái này thì khỏi cần Huynh nói, tự mà viết cho ra hồn!
• Người viết/ký: Đây là bằng chứng chứng minh đứa nào viết đấy, không thì ai chịu trách nhiệm?

Còn thành phần bổ sung à? Đa dạng lắm, tùy từng loại văn bản:

• Địa chỉ cơ quan, tổ chức: Cái này thì phải ghi cho rõ ràng, kẻo gửi nhầm chỗ lại mất công. Huynh nhớ năm nay công ty mình chuyển địa chỉ sang 123 đường Nguyễn Trãi rồi đấy, nhớ chưa?
• Thư điện tử: Email đấy, nhớ ghi đúng nhé, không thì mất liên lạc, khổ lắm! Email của Huynh là [email protected], ghi nhớ kỹ nhé!
• Trang thông tin điện tử: Website đấy, trang web công ty mình là www.congtyhuynh.com. Đừng có mà vào nhầm trang khác nhé!
• Số điện thoại: Ghi cho rõ ràng, kẻo cần liên lạc mà không gọi được, thì toi! Số điện thoại của Huynh là 0901234567.
• Số Fax: Cái này thì ít dùng rồi, nhưng mà vẫn phải ghi nếu cần thiết. Fax của công ty mình là 02838383838, nhớ chưa?

Nói chung, nhớ kỹ vào đấy, đừng có hỏi Huynh lại lần nữa nhé, bận lắm! Viết văn bản như đi đánh trận ấy, phải chuẩn bị đầy đủ quân trang, quân dụng mới thắng được!

Thể thức văn bản gồm bao nhiêu thành phần chính?

Đệ hỏi hay đấy! Thể thức văn bản à? Tao nhớ hồi tháng 7 năm nay, lúc làm luận văn, khổ sở lắm mới hiểu ra. Chứ không phải cứ đọc sách là hiểu ngay đâu.

Thành phần chính của thể thức văn bản, nói chung, ít nhất phải có:

• Tên văn bản
• Nội dung chính
• Người viết/ký tên

Nhưng văn bản hành chính thì khác, nó cầu kỳ hơn nhiều. Hồi đó, mệt muốn chết vì phải làm đúng từng li từng tí. Nhớ mãi cái ngày ngồi cày luận văn ở thư viện trường Đại học Khoa học Tự nhiên Hà Nội, mồ hôi nhễ nhại, mắt thì cứ díp lại.

Về văn bản hành chính, thì cái này quan trọng hơn:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ (mấy cái này bắt buộc phải có)
• Tên cơ quan, tổ chức (cái này rõ ràng để biết ai gửi)
• Số, ký hiệu văn bản (để quản lý, tìm kiếm dễ hơn)
• Địa điểm, thời gian ban hành (rất quan trọng, xác định thời điểm văn bản có hiệu lực)
• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung (giúp người đọc nắm được nội dung chính ngay từ đầu)
• Nội dung văn bản (phần quan trọng nhất rồi)
• Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền (đảm bảo tính pháp lý)
• Dấu, chữ ký số (cái này để bảo mật, chống giả mạo)

Khổ lắm, Đệ ạ! Nhiều khi tao muốn ném cái laptop đi cho rồi. Mà thôi, cũng qua rồi. Giờ nghĩ lại cũng thấy… vui vui. Ít ra là mình đã hiểu rõ hơn về thể thức văn bản. Cái này quan trọng lắm đấy, học hành cho tử tế vào. Không là sau này khổ đấy.

Tiêu đề quốc ngữ để cỡ chữ bao nhiêu?

Huynh đây, Đệ hỏi...

Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc", à, như áng mây chiều bảng lảng...

• Chữ in thường, nghe có vẻ khiêm nhường nhỉ?
• Cỡ chữ 13 hoặc 14. Vừa đủ để thấy, không phô trương. Như tiếng vọng từ quá khứ.
• Kiểu chữ đứng, vững chãi như núi.
• In đậm, một chút nhấn nhá.
• Canh giữa. Sự cân bằng, hài hòa.

Nó nằm dưới Quốc hiệu, nhớ không Đệ? Tựa như nền móng vững chãi cho ngôi nhà.

Mỗi con chữ, một lời thề. "Độc lập", "Tự do", "Hạnh phúc"... Khát khao muôn đời của dân tộc. Ta có được hôm nay, nhờ bao xương máu.

Tiêu đề văn bản để cỡ chữ bao nhiêu?

Đệ hỏi hay lắm! Huynh đây xin mạn phép "múa rìu qua mắt thợ" đôi chút, chia sẻ kinh nghiệm "hàn lâm nửa mùa" của mình. Chuyện cỡ chữ tiêu đề này, nghe thì đơn giản, nhưng ẩn sau đó là cả một "hệ tư tưởng" về thẩm mỹ và tính khoa học đấy!

Cỡ chữ tiêu đề văn bản (theo kinh nghiệm cá nhân):

• Phần/Chương: In thường, cỡ 13-14, đứng, đậm, canh giữa.
• Tiêu đề Phần/Chương: Cái này "tùy cơ ứng biến" chút. Nhưng thường thì phải lớn hơn cỡ chữ nội dung, đậm, và tùy theo cấp độ mà chọn cỡ cho phù hợp. Ví dụ, tiêu đề chương có thể là 16, tiêu đề mục là 14.

Thực ra, không có một "quy chuẩn vàng" nào cả. Quan trọng là sự hài hòa, dễ đọc và phù hợp với tổng thể văn bản. Đôi khi, phá cách một chút cũng chẳng sao, miễn là nó "có lý" và đẹp mắt.

Về thể thức văn bản hành chính:

Đệ có thể tham khảo chi tiết tại Thư Viện Pháp Luật. Ở đó có đầy đủ các quy định, thông tư hướng dẫn. Nhưng nhớ là, đọc kỹ rồi hãy áp dụng, đừng "rập khuôn" quá mà mất đi tính sáng tạo.

Ví dụ, quy định có thể nói là "khổ giấy A4", nhưng khi in báo cáo nội bộ, Huynh hay dùng khổ A5 cho nó gọn nhẹ. Đôi khi, "luật bất thành văn" lại quan trọng hơn "luật thành văn" đấy!

À, mà Đệ có bao giờ tự hỏi, tại sao chúng ta lại quá chú trọng vào hình thức như vậy không? Phải chăng, đôi khi, hình thức che lấp đi nội dung, hoặc ngược lại, hình thức làm tôn vinh nội dung? Câu hỏi này, chắc phải để các nhà triết học giải đáp mất thôi!

Kết thúc văn bản dùng dấu gì?

Đệ hỏi Huynh về dấu câu ư?

• Dấu chấm, một nốt lặng cuối bản nhạc, khép lại một ý trọn vẹn, như đêm buông sau ngày dài miệt mài. Chấm câu, ta dừng lại, thở sâu, ngẫm nghĩ.

• Dấu phẩy, một nhịp cầu nối những dòng suy tư, một thoáng dừng chân giữa hành trình ngôn ngữ, cho ý tứ thêm phần uyển chuyển, mềm mại. Phẩy câu, ta tiếp tục, nhẹ nhàng, khoan thai.

Dấu chấm như tiếng chuông chùa ngân nga, kết thúc một hồi kinh, một kiếp người. Dấu phẩy như cơn gió thoảng qua, lay động cành lá, tiếp nối sự sống. Chấm phẩy, đời người, có dừng, có đi, có bắt đầu, có kết thúc, vòng tuần hoàn bất tận.

Năm nay, Huynh vẫn nhớ như in cái ngày hạ cuối, khi tiếng ve râm ran báo hiệu mùa thi. Tiếng trống trường tan, chấm dứt một năm học, mở ra một mùa hè rực rỡ.

Dấu chấm. Dấu phẩy. Nhớ mãi.