Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

Hóa đơn điện tử hợp pháp: Không chỉ là số hóa, mà còn là tuân thủ

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải bất kỳ hóa đơn điện tử nào cũng được công nhận hợp pháp. Vậy, hóa đơn điện tử hợp pháp là gì? Nó không chỉ đơn thuần là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy, mà còn mang trong mình giá trị pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật.

Một hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi nó đáp ứng đầy đủ ba yếu tố cốt lõi: tính pháp lý, sự phù hợp với quy định và tính chính xác của thông tin.

Tính pháp lý được thể hiện qua việc hóa đơn được lập, phát hành và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, sử dụng chữ ký số và mã xác thực hợp lệ. Đây là yếu tố nền tảng, đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống.

Sự phù hợp với quy định đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về hình thức, nội dung, thời điểm lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc này bao gồm việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Đặc biệt, doanh nghiệp cần nghiêm túc tham khảo và thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là “kim chỉ nam” quan trọng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, tránh những sai sót không đáng có.

Tính chính xác của thông tin là yếu tố không thể thiếu. Mọi thông tin trên hóa đơn, từ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán đến số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất… phải chính xác, rõ ràng và không được tẩy xóa, sửa đổi trái phép. Tính chính xác của thông tin đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, giúp các bên liên quan dễ dàng tra cứu, đối chiếu và quản lý thông tin.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại. Do đó, việc nắm vững các quy định và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật về hóa đơn điện tử là trách nhiệm và lợi ích của mỗi doanh nghiệp. Đừng chỉ dừng lại ở việc số hóa, hãy hướng đến việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và hiệu quả.