Credit note trong kế toán là gì?

Credit note trong kế toán: Định nghĩa và mục đích?

Dạ Chế!

Để em nói cho Chế nghe cái này theo kiểu của em nha.

Credit note là gì?

Credit note (hóa đơn giảm) là một chứng từ thương mại do người bán phát hành cho người mua để ghi nhận một khoản tín dụng.

Mục đích chính:

• Sửa lỗi trên hóa đơn gốc (sai giá, sai số lượng).
• Ghi nhận hàng hóa bị trả lại hoặc bị lỗi, hư hỏng.
• Xử lý các khoản giảm giá hoặc chiết khấu sau khi đã xuất hóa đơn.

Chế hỏi em cái credit note là gì á, nói cho sang mồm vậy chứ em hay gọi nó là cái giấy báo giảm nợ, nghe nó gần gũi hơn.

Nó đơn giản là một tờ giấy, à không bây giờ toàn làm file điện tử, do bên bán tụi em phát hành để báo cho người mua biết là "Ê, bà không cần trả tui đủ số tiền trên hóa đơn gốc đâu, tui giảm cho bà một ít nè".

Chuyện là hồi tháng 5 em có bán một lô nến thơm cho một chị khách quen mở tiệm spa ở Thảo Điền, Quận 2. Tổng đơn hàng là 12 triệu. Nhưng mà lúc giao hàng, bên vận chuyển làm sao mà làm bể hết 5 hũ, tính ra thiệt hại là 1 triệu rưỡi.

Lúc đó em không có trả lại tiền mặt cho chị khách đó. Em xuất một cái credit note trị giá đúng 1 triệu 500 ngàn đồng, gửi cho chị ấy.

Cái credit note này nó sẽ cấn trừ vào công nợ của chị. Tức là thay vì phải trả em 12 triệu, giờ chị chỉ cần chuyển khoản cho em 10 triệu rưỡi thôi. Mọi thứ rõ ràng trên giấy tờ, kế toán của hai bên nhìn vào là hiểu liền, đỡ phải nói qua nói lại.

Nó giống như một cái phiếu giảm giá chỉ dành riêng cho một người vậy đó, nhưng về mặt sổ sách kế toán thì nó là một chứng từ đàng hoàng, để cân đối lại công nợ, doanh thu cho đúng với thực tế.

Làm vậy nó chuyên nghiệp hơn là mình cứ chuyển khoản qua lại lắt nhắt, mà dòng tiền của mình nó cũng không bị ảnh hưởng đột ngột. Vừa giữ được khách, vừa gọn gàng sổ sách, tiện cả đôi đường luôn Chế ạ.

Credit note và debit note khác gì nhau?

Chế ơi, nói thiệt là Em cũng hay lấn cấn vụ này lắm. Đêm khuya thế này, ngồi nghĩ lại, thấy nó cứ luẩn quẩn sao ấy.

Debit note, Em hiểu là cái giấy nhắc nợ, hay là báo cho người ta biết là phải trả thêm tiền. Kiểu như là, ừm, mình nhận thiếu hàng rồi, hoặc là sắp tới hạn rồi, nhớ chuẩn bị tiền nha. Đại khái là thế. Nó giống như một cái thông báo đến từ mình.

Còn Credit note, nó lại khác. Cái này là mình ghi nhận là có khoản giảm trừ cho người ta. Hàng bị lỗi, hoặc là khách trả lại hàng, thì mình làm cái này. Coi như là hoàn lại tiền hoặc bớt tiền đi cho người ta. Nó giống như mình cho đi vậy đó, dù là vì lý do nào.

Thông tin thêm nè Chế:

• Debit Note:
  • Thường dùng để điều chỉnh tăng số tiền nợ của khách hàng.
  • Có thể dùng khi bên bán phát hiện sai sót trên hóa đơn (ví dụ: thiếu hàng, tính sai đơn giá).
  • Cũng được dùng để nhắc nhở về các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Credit Note:
  • Dùng để giảm trừ số tiền nợ của khách hàng.
  • Phổ biến khi có hàng trả lại, hàng bị lỗi, hoặc chiết khấu phát sinh sau khi xuất hóa đơn.
  • Giúp cập nhật lại chính xác số tiền còn nợ sau khi điều chỉnh.

Invoice credit là gì?

Chế hỏi Invoice credit? Đó là hóa đơn ghi có, giấy tờ xác nhận giảm nợ. Phát hành khi cần hoàn tiền, chiết khấu, hoặc điều chỉnh sai sót trên hóa đơn gốc. Nó trực tiếp làm giảm số tiền khách hàng phải trả.

• Không phải hóa đơn hủy: Chỉ là điều chỉnh giao dịch đã có, không xóa bỏ hoàn toàn.
• Lợi ích: Giúp minh bạch tài chính, duy trì quan hệ khách hàng tốt khi có vấn đề.
• Trường hợp điển hình: Trả hàng, giảm giá do chất lượng, sai sót về giá hoặc số lượng.
• Phân biệt: Khác debit note (ghi nợ), cái này là ghi có.

Credit note do ai phát hành?

Chế hỏi thì em trả lời.

Credit Note do người bán phát hành. Chốt. Nó là văn bản công nhận một khoản nợ với người mua.

Về bản chất, nó là hóa đơn điều chỉnh giảm. Dùng để sửa sai cho hóa đơn gốc, hoặc hủy bỏ một phần giá trị. Em mới làm xong cái credit note 25 củ tuần trước cho bên khách Nhật, hàng giao bị móp.

Các trường hợp cần đến nó:

• Hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, sai quy cách so với đơn đặt hàng.
• Người mua trả lại hàng vì lý do chính đáng từ phía người bán.
• Giá trên hóa đơn gốc bị tính sai, cao hơn thực tế.
• Áp dụng chiết khấu, khuyến mãi sau khi hóa đơn đã được xuất.

Credit entry là gì?

Chế hỏi về credit entry, em trả lời Chế.

Định khoản ghi có là cái làm cho tài sản mình giảm xuống hoặc nợ/vốn tăng lên. Kiểu như bán bớt đồ đi thì tài sản giảm, hoặc vay thêm tiền thì nợ tăng, hoặc chủ đầu tư thêm vốn thì vốn tăng. Nó ngược lại với ghi nợ một tí.

• Ví dụ dễ hiểu:
  • Mình bán đi một cái máy tính cũ, tiền thì vào (tài sản tiền mặt tăng), nhưng cái máy tính đó là tài sản, nó đi rồi thì tài sản giảm. Nên cái máy tính sẽ được ghi có.
  • Công ty vay ngân hàng thêm 100 triệu. Tiền vào tài khoản là tài sản tăng (ghi nợ). Nhưng khoản vay là nợ phải trả tăng lên, nên khoản vay đó sẽ được ghi có.
  • Cổ đông góp thêm vốn. Tiền vào tài sản tăng (ghi nợ). Nhưng vốn chủ sở hữu tăng, nên phần vốn góp đó sẽ được ghi có.

Cái này quan trọng lắm nè, nó giúp cân đối cái bảng cân đối kế toán đó Chế. Nhớ nha, tài sản giảm là ghi có, nợ/vốn tăng là ghi có. Đơn giản vậy thôi.

Khi nào ghi Debit, khi nào ghi Credit?

Debit: Tài sản, chi phí tăng. Nợ, vốn chủ giảm. Credit: Tài sản, chi phí giảm. Nợ, vốn chủ tăng.

• Không phải +/-. Chỉ là hai mặt đối lập.
• Dr. là Debit. Cr. là Credit. Nhớ vậy.
• Mọi giao dịch đều có cả hai. Luôn cân bằng.
• Hiểu bản chất tài khoản sẽ rõ.