Bộ phận xuất nhập khẩu là gì?

Bộ phận xuất nhập khẩu là gì? Thông tin cần biết

Tìm hiểu khái niệm bộ phận xuất nhập khẩu là gì giúp doanh nghiệp và người lao động nắm bắt rõ vai trò vận hành thương mại quốc tế. Nội dung dưới đây tổng hợp các khía cạnh liên quan nhằm hỗ trợ bạn hiểu đúng về vị trí công việc này trong tổ chức.

Bộ phận xuất nhập khẩu là gì và vai trò trong chuỗi cung ứng

Phòng xuất nhập khẩu được biết đến là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động của chuỗi cung ứng trong các doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động kinh doanh mua bán trên phạm vi quốc tế. Họ đảm nhận việc điều phối dòng chảy hàng hóa xuyên biên giới, xử lý thủ tục hải quan và đảm bảo giao dịch thương mại diễn ra đúng tiến độ.

Trong bức tranh vận hành tổng thể, một sai sót nhỏ ở khâu chứng từ hay vận tải quốc tế có thể làm đình trệ toàn bộ dây chuyền sản xuất.

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp sản xuất và thương mại cho thấy chi phí logistics và vận hành xuất nhập khẩu thường chiếm khoảng 10-15% tổng giá trị đơn hàng quốc tế. Con số này giải thích vì sao việc tối ưu hóa hoạt động của bộ phận xuất nhập khẩu lại quyết định trực tiếp đến biên lợi nhuận ròng.

Khi mới bước chân vào ngành, tôi từng nghĩ phòng này chỉ đơn giản là đặt tàu và khai báo hải quan. Sai lầm hoàn toàn. Nhưng có một sai lầm chí mạng trong việc phân quyền mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều mắc phải - tôi sẽ giải thích chi tiết ở phần quy trình phối hợp bên dưới.

Chức năng của bộ phận xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp là gì?

Chức năng của bộ phận xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp là làm cầu nối pháp lý, thương mại và vận tải giữa công ty với các đối tác nước ngoài, cơ quan hải quan, hãng tàu và các đơn vị kho bãi. Bộ phận này đảm bảo hàng hóa xuất đi hoặc nhập về tuân thủ đúng các quy định quốc tế như Incoterms (điều kiện thương mại quốc tế) và luật pháp sở tại.

Để vận hành trơn tru một lô hàng mua bán quốc tế, phòng xuất nhập khẩu phải kiểm soát chặt chẽ hàng loạt rủi ro từ tỷ giá, lịch tàu cho đến rào cản thuế quan. Hơn 60% các vụ chậm trễ thông quan hàng hóa bắt nguồn từ việc sai lệch thông tin trên bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoặc áp sai mã HS code (hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa).

Nói thật, cảm giác ngồi trước màn hình máy tính lúc 10 giờ đêm, mắt cay xè vì rà soát từng con số trên tờ hóa đơn thương mại để kịp giờ cắt máng (closing time) của hãng tàu thực sự rất áp lực.

Chỉ cần gõ lệch một ký tự trên vận đơn thôi là cả lô hàng phải nằm chờ ở cảng thêm cả tuần, kéo theo chi phí lưu container (DEM/DET) tăng vọt.

Phòng xuất nhập khẩu làm những công việc gì hàng ngày?

Khối lượng công việc tại phòng xuất nhập khẩu khá đồ sộ và được chia thành các mảng nghiệp vụ nối tiếp nhau: Giao dịch và đàm phán quốc tế: Liên hệ với nhà cung cấp hoặc khách hàng nước ngoài để chốt điều khoản hợp đồng, phương thức thanh toán quốc tế và điều kiện giao hàng.

Soạn thảo và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu: Chuẩn bị hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin).

Tổ chức vận tải quốc tế và bảo hiểm: Đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc hãng hàng không, mua bảo hiểm hàng hóa và theo dõi lịch trình di chuyển. Thực hiện thủ tục hải quan: Truyền tờ khai trên hệ thống điện tử, nộp thuế và xử lý các vấn đề phát sinh tại cảng hoặc cửa khẩu để thông quan hàng hóa.

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu và các vị trí công việc cụ thể

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu thường được thiết kế linh hoạt tùy theo quy mô doanh nghiệp, nhưng phổ biến nhất là mô hình phân chia theo chuyên môn hóa từng khâu từ mua hàng, làm chứng từ cho đến hiện trường. Sự phân tách rõ ràng các vị trí trong bộ phận xuất nhập khẩu giúp giảm thiểu chồng chéo và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

Tại các tập đoàn lớn, mỗi nhân sự thường chỉ phụ trách một mắt xích duy nhất để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Ngược lại, ở các công ty quy mô nhỏ, một nhân viên có thể phải kiêm nhiệm từ khâu tìm nhà cung cấp cho đến khi hàng về tới kho bãi.

Dù theo mô hình nào, việc nắm rõ sơ đồ cơ cấu tổ chức cũng giúp người mới định hình được lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng. Rất dễ nhầm lẫn. Nhiều bạn sinh viên mới ra trường thường gộp chung tất cả vào một tên gọi là nhân viên xuất nhập khẩu, dẫn đến việc bối rối khi đọc mô tả công việc thực tế.

Các vị trí trong bộ phận xuất nhập khẩu phổ biến nhất

Dưới sự điều hành của Trưởng phòng Xuất nhập khẩu (Import-Export Manager), đội ngũ nhân sự thường bao gồm 4 vị trí cốt lõi sau: 1. Nhân viên Thu mua quốc tế (International Purchasing/Procurement Officer): Chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, yêu cầu báo giá, đàm phán giá cả và ký kết hợp đồng mua bán.

2. Nhân viên Chứng từ (Documentation Staff): Chuyên xử lý hồ sơ giấy tờ, kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ xuất nhập khẩu, làm thủ tục xin giấy phép chuyên ngành và truyền tờ khai hải quan điện tử. 3. Nhân viên Thanh toán quốc tế (International Payment Staff): Làm việc trực tiếp với ngân hàng để mở thư tín dụng (L/C - Letter of Credit), thực hiện lệnh chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer) và theo dõi công nợ ngoại tệ.

4. Nhân viên Hiện trường (Operations/Customs Clearance Staff): Trực tiếp có mặt tại cảng, sân bay hoặc chi cục hải quan để nộp hồ sơ giấy, kiểm hóa thực tế và phối hợp với đội xe đưa hàng về kho bãi.

Phân biệt bộ phận xuất nhập khẩu với bộ phận thu mua và logistics

Sự khác biệt cốt lõi giữa bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận thu mua (purchasing) và bộ phận logistics nằm ở phạm vi hoạt động và trọng tâm nghiệp vụ trong chuỗi cung ứng. Trong khi thu mua tập trung vào tìm nguồn hàng và giá cả, logistics tối ưu hóa việc di chuyển và lưu trữ, thì xuất nhập khẩu quản lý toàn diện quy trình giao thương và pháp lý xuyên biên giới.

Thực tế thì ranh giới giữa ba bộ phận này tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam khá là mờ nhạt. Ở các công ty quy mô dưới 100 nhân sự, khoảng 70% doanh nghiệp gộp chung chức năng thu mua quốc tế và logistics vào ngay trong phòng xuất nhập khẩu để tiết kiệm chi phí vận hành.

Nhiều tài liệu hướng dẫn thường khuyên phải tách bạch hoàn toàn ba phòng ban này ngay từ đầu để tránh xung đột lợi ích.

Nhưng theo kinh nghiệm thực tế của tôi sau nhiều năm làm nghề, việc cố tách rời thu mua và xuất nhập khẩu khi quy mô đơn hàng còn nhỏ lại gây ra sự đứt gãy thông tin nghiêm trọng - người mua chỉ chăm chăm chọn giá rẻ theo điều kiện EXW (Giao tại xưởng) mà không hề tính đến việc chi phí vận tải quốc tế và thủ tục hải quan ở đầu nước ngoài đội lên gấp đôi.

Quy trình phối hợp giữa phòng xuất nhập khẩu và các phòng ban khác

Quy trình phối hợp giữa phòng xuất nhập khẩu trong chuỗi cung ứng và các phòng ban khác là một vòng khép kín, đòi hỏi sự đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực từ khâu lập kế hoạch cho đến khi tất toán công nợ. Phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò trung tâm điều phối thông tin giữa Kế toán, Sản xuất, Kinh doanh và Kho bãi.

Đây chính là phần tiếp theo cực kỳ quan trọng mà nhiều quy trình nội bộ thường bỏ sót. Và đây là sai lầm chí mạng mà tôi đã đề cập ở phần đầu bài viết: nhiều doanh nghiệp giao toàn quyền quyết định tiến độ đặt hàng cho phòng Sản xuất mà không cho phòng xuất nhập khẩu tham gia từ bước lập kế hoạch.

Khi tôi mới lên vị trí quản lý, tôi đã từng nhận một yêu cầu nhập gấp lô nguyên liệu hóa chất từ Đức trong vòng 10 ngày vì nhà máy sắp hết hàng.

Tôi đã cuống cuồng đặt vận chuyển đường hàng không (Air Freight) với chi phí đắt gấp 4 lần đường biển, nhưng cuối cùng hàng vẫn bị giữ lại ở sân bay Tân Sơn Nhất suốt 5 ngày vì thiếu giấy phép kiểm tra chuyên ngành - một thủ tục lẽ ra phải xin trước khi hàng rời cảng đi.

Sau bài học nhớ đời làm công ty thiệt hại hàng chục triệu đồng đó, chúng tôi buộc phải thiết lập quy trình phối hợp 4 bước bắt buộc.

4 mắt xích phối hợp cốt lõi trong doanh nghiệp

Để tránh tình trạng mạnh ai nấy làm, luồng công việc cần được kết nối chặt chẽ như sau: Với bộ phận Sản xuất và Kinh doanh: Nhận dự báo nhu cầu nguyên vật liệu (hoặc đơn đặt hàng từ khách quốc tế) trước ít nhất 30-45 ngày để tính toán thời gian chờ (lead time) và kiểm tra các rào cản pháp lý.

Với bộ phận Tài chính - Kế toán: Cung cấp bộ chứng từ hợp lệ và lịch thanh toán quốc tế để kế toán chuẩn bị nguồn ngoại tệ, mua bảo hiểm tỷ giá và hạch toán thuế xuất nhập khẩu.

Với bộ phận Kho bãi (Warehouse): Thông báo chính xác lịch hàng về (ETA - Estimated Time of Arrival), kích thước kiện hàng và yêu cầu bảo quản đặc biệt để kho chuẩn bị diện tích trống cũng như nhân lực bốc xếp.

Với bộ phận Quản lý chất lượng (QC/QA): Phối hợp lấy mẫu kiểm định ngay khi hàng về kho hoặc tại cảng để kịp thời lập biên bản khiếu nại nhà cung cấp nước ngoài nếu phát hiện hàng lỗi, hỏng hóc.

Kỹ năng nghiệp vụ và chứng từ cần thiết để vận hành mua bán quốc tế

Để vận hành hoạt động mua bán quốc tế hiệu quả, nhân sự phòng xuất nhập khẩu cần nắm vững hệ thống chứng từ thương mại chuẩn hóa cùng các kỹ năng nghiệp vụ về ngoại ngữ, đàm phán và xử lý tình huống pháp lý. Việc thành thạo cả lý thuyết lẫn thực tiễn giúp ngăn ngừa các rủi ro tranh chấp hợp đồng và phạt hành chính về hải quan.

Ai bảo nghề này chỉ cần giỏi tiếng Anh là làm được thì chắc chắn chưa từng trải qua cảnh giải trình hồ sơ tại chi cục hải quan.

Ngôn ngữ chỉ là công cụ giao tiếp ban đầu, còn thứ giữ cho doanh nghiệp không mất tiền oan lại là kiến thức nghiệp vụ sâu sắc - từ việc hiểu rõ sự chuyển giao rủi ro trong từng điều kiện Incoterms, cách tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu, cho đến kỹ năng đọc hiểu từng điều khoản nhỏ li ti trong thư tín dụng (L/C) để tránh bị ngân hàng bắt lỗi bất hợp lệ (discrepancy) khi bộ chứng từ được xuất trình thanh toán.

Khoảng 85% nhà tuyển dụng trong lĩnh vực chuỗi cung ứng hiện nay yêu cầu ứng viên phải biết sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS ngay khi nhận việc thay vì đào tạo lại từ đầu. Khá là khắc nghiệt cho người mới.

Nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ nền tảng về bộ chứng từ cơ bản gồm Invoice, Packing List, vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) và tờ khai hải quan, cánh cửa bước vào phòng xuất nhập khẩu sẽ rộng mở hơn rất nhiều.

So sánh bộ phận Xuất nhập khẩu, Thu mua (Purchasing) và Logistics

Để giải quyết triệt để sự nhầm lẫn về chức năng giữa ba bộ phận thường xuyên làm việc cùng nhau trong chuỗi cung ứng, bạn có thể đối chiếu qua các tiêu chí hoạt động cụ thể dưới đây.

Bộ phận Xuất nhập khẩu (Import-Export Department)

- Cơ quan hải quan, bộ công thương, ngân hàng thanh toán quốc tế, hãng tàu, công ty giao nhận (Forwarder) và đối tác nước ngoài

- Quản lý hợp đồng ngoại thương, xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan và phối hợp vận tải quốc tế

- Đảm bảo hàng hóa giao thương quốc tế thông quan hợp pháp, đúng tiến độ và an toàn về mặt thanh toán ngoại thương

- Nghiệp vụ ngoại thương (Incoterms, L/C), luật hải quan, áp mã HS code, ngoại ngữ và xử lý chứng từ

Bộ phận Thu mua (Purchasing/Procurement Department)

- Các nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý cung ứng nguyên vật liệu và bộ phận sản xuất nội bộ

- Đánh giá nhà cung cấp (trong và ngoài nước), lấy báo giá, đàm phán giá cả, lên đơn đặt hàng (PO) và quản lý hiệu suất nhà cung cấp

- Tìm kiếm và mua được nguyên vật liệu hoặc hàng hóa với chất lượng đạt chuẩn, giá thành tối ưu và điều khoản công nợ có lợi nhất

- Phân tích chi phí, đàm phán thương mại, hiểu biết kỹ thuật về sản phẩm và quản trị rủi ro nguồn cung

Bộ phận Logistics (Logistics Department)

- Các công ty vận tải đường bộ, hãng tàu, đơn vị cho thuê kho bãi, đội xe nội bộ và các trung tâm phân phối

- Điều phối phương tiện vận tải nội địa và quốc tế, quản lý kho bãi, đóng gói, phân phối hàng hóa đến đại lý hoặc khách hàng

- Tối ưu hóa dòng chảy vật lý của hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối với chi phí vận chuyển và lưu kho thấp nhất

- Tối ưu tuyến đường vận chuyển, quản trị tồn kho, điều độ phương tiện và kiểm soát chi phí logistics

Bài học xương máu về mã HS code của công ty nội thất tại Bình Dương

Hùng, trưởng nhóm xuất nhập khẩu mới nhậm chức tại một công ty sản xuất gỗ nội thất ở Bình Dương, tiếp nhận nhiệm vụ nhập khẩu lô phụ kiện bản lề giảm chấn từ Trung Quốc để kịp lắp ráp cho đơn hàng xuất đi châu Âu.

Do muốn tiết kiệm thời gian và chủ quan tin vào thông tin cũ, Hùng yêu cầu nhân viên chứng từ khai báo hải quan theo đúng mã HS code mà nhà cung cấp in sẵn trên mặt vận đơn mà không kiểm tra lại cấu tạo thực tế của sản phẩm. Khi hàng cập cảng Cát Lái tại TP.HCM, hệ thống hải quan phân luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa) và phát hiện mã HS code khai báo có mức thuế ưu đãi 0% không khớp với bản chất cơ khí của loại bản lề này.

Cả lô hàng bị tạm dừng thông quan để chờ giám định, trong khi xưởng sản xuất ở Bình Dương thúc giục mỗi ngày vì công nhân không có phụ kiện để lắp ráp. Hùng phải trực tiếp xuống cảng làm việc với cán bộ hải quan, tra cứu lại toàn bộ chú giải chương trong biểu thuế xuất nhập khẩu và chấp nhận nộp phạt vi phạm hành chính kèm khoản truy thu thuế nhập khẩu 15%.

Sau 6 ngày căng thẳng, lô hàng mới được giải phóng về kho với tổng chi phí phát sinh thêm 45 triệu đồng tiền phạt và lưu bãi, nhưng Hùng đã kịp thời thiết lập quy trình bắt buộc đối chiếu mẫu kỹ thuật thực tế trước khi mở tờ khai, giúp công ty giảm 100% lỗi sai lệch mã HS trong suốt 12 tháng tiếp theo.

Tái cấu trúc quy trình phối hợp tại doanh nghiệp thực phẩm ở Hà Nội

Lan, quản lý chuỗi cung ứng tại một công ty phân phối thực phẩm nhập khẩu ở quận Cầu Giấy, Hà Nội, liên tục đau đầu vì tỷ lệ hàng sữa tươi nhập từ Úc bị hủy bỏ do cận hạn sử dụng lên tới 12% mỗi quý.

Ban đầu, Lan nghĩ nguyên nhân nằm ở các công ty vận tải quốc tế giao hàng chậm trễ nên đã quyết định đổi sang một đại lý giao nhận (Forwarder) lớn hơn với giá cước cao hơn 20%. Tuy nhiên, tình trạng hàng nằm chờ tại cảng Hải Phòng vẫn kéo dài từ 7-10 ngày mà không hề cải thiện.

Khi rà soát lại toàn bộ luồng thông tin nội bộ, Lan phát hiện bộ phận Thu mua thường tự ý chốt lịch giao hàng với đối tác Úc mà không báo trước cho bộ phận Xuất nhập khẩu chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm dịch động vật và an toàn thực phẩm. Nhận ra nút thắt nằm ở sự đứt gãy giao tiếp, cô yêu cầu tích hợp bảng theo dõi đơn hàng chung, bắt buộc nhân viên chứng từ phải nhận được bản nháp chứng từ trước khi tàu chạy 5 ngày.

Nhờ chuẩn bị sẵn sàng giấy phép chuyên ngành trước khi tàu cập cảng, thời gian thông quan hàng lạnh của công ty đã rút ngắn từ 9 ngày xuống chỉ còn 36 giờ, giúp tiết kiệm khoảng 180 triệu đồng chi phí lưu bãi cắm điện container lạnh mỗi năm.