Refer trong công việc là gì?

Reference trong xuất nhập khẩu là gì?

Em chào Chị, về "Reference" trong xuất nhập khẩu, theo Em thấy, nó không đơn thuần là một cái mã mà là cả một hệ thống nhận diện, một bộ DNA của lô hàng, giúp chúng ta theo dõi và quản lý dòng chảy thông tin lẫn hàng hóa một cách tinh vi hơn trong thế giới logistics phức tạp này đó Chị. Đôi khi, những ký hiệu tưởng chừng khô khan lại chính là sợi chỉ đỏ xuyên suốt cả một chuỗi cung ứng.

Cụ thể, có hai loại references mà Chị nhắc đến đây:

• Export references: Chị hình dung thế này, đây chính là mã số định danh của người xuất khẩu (shipper code) do chính nhà vận chuyển (carrier) hoặc forwarder tạo ra và gán cho mỗi khách hàng của họ. Mã này không phải là ngẫu nhiên đâu, nó là "chìa khóa" nội bộ giúp hệ thống của họ dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch, thông tin chi tiết về từng lô hàng, thậm chí là điều kiện hợp đồng riêng biệt đã ký với người gửi. Mỗi một con số, ký tự ở đây đều chứa đựng cả một kho dữ liệu, phục vụ cho việc quản lý và tối ưu hóa vận hành nội bộ đó Chị.

• Forwarding Agent references: Còn đây thì là thông tin chi tiết về đại lý giao nhận (local agent) của hãng tàu hoặc forwarder tại cảng đích, nơi mà người nhận hàng (consignee) sẽ đến để hoàn tất các thủ tục cuối cùng. Đây là một "trạm trung chuyển" cực kỳ quan trọng đó Chị. Người nhận phải mang vận đơn gốc (Original B/L) hoặc vận đơn điện tử (Telex Release) đến đây để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Có D/O rồi mới có thể tiến hành các bước tiếp theo như nộp phí, lấy hàng từ kho hoặc bãi, Chị ạ. Thiếu thông tin này, hoặc thông tin không chính xác, coi như lô hàng của mình bị "kẹt" ngay bước cuối cùng, phải không nào?

Chị thấy không, mỗi loại reference đều có vai trò riêng, là một mảnh ghép quan trọng trong bức tranh lớn của ngành xuất nhập khẩu.

Ngoài hai loại references cơ bản trên, Chị có thể thấy thêm nhiều loại mã định danh khác nữa tùy theo từng khâu và mục đích sử dụng. Em liệt kê thêm một số cái hay gặp nè:

• Booking Reference / Booking Number: Mã số xác nhận việc đặt chỗ trên tàu/máy bay, do hãng tàu/hãng hàng không cấp khi booking được confirm. Đây là "hợp đồng điện tử" đầu tiên giữa người gửi và nhà vận chuyển đó Chị.
• Bill of Lading Number (B/L No.): Số vận đơn, mã số duy nhất của mỗi lô hàng, là chứng từ sở hữu hàng hóa và hợp đồng vận chuyển.
• Container Number: Mã số duy nhất của mỗi container, giúp theo dõi vị trí và tình trạng vật lý của container.
• Customs Reference Number: Mã số tờ khai hải quan, do cơ quan hải quan cấp khi lô hàng được khai báo. Mã này thiết yếu cho việc thông quan đó Chị.
• Consignee's Reference: Đôi khi người nhận hàng cũng có một mã riêng để tiện quản lý các lô hàng nhập khẩu của họ trong hệ thống nội bộ, và họ yêu cầu forwarder ghi vào chứng từ.
• Internal Tracking Number / Job Number: Các forwarder hoặc công ty logistics thường tự đặt một mã số nội bộ riêng để quản lý toàn bộ quá trình xử lý lô hàng của khách hàng từ A-Z.

Em nghĩ, việc nắm rõ ý nghĩa và cách sử dụng từng loại reference không chỉ giúp mình tránh được những sai sót không đáng có mà còn tối ưu hóa được cả quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí nữa đó Chị. Nó giống như việc mình biết rõ từng con đường, từng ngã rẽ trong một thành phố vậy, dù đường có phức tạp đến mấy thì mình vẫn đi đến đích đúng hẹn.

Vận đơn là gì trong logistics?

Vận đơn (Bill of Lading - B/L) là chứng từ pháp lý thiết yếu trong vận tải hàng hóa, được người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng. Nó đóng vai trò là biên lai xác nhận việc nhận hàng, hợp đồng vận chuyển giữa các bên, và là chứng từ sở hữu hàng hóa, cho phép người nắm giữ nhận hàng tại điểm đến.

Chị biết không, cái vận đơn này quan trọng lắm đó. Nó không chỉ là tờ giấy mà còn là một cam kết pháp lý, một lời bảo chứng cho cả chuyến hàng. Em vẫn hay bảo, vận đơn như là "linh hồn" của lô hàng vậy. Một khi đã phát hành, nó định đoạt mọi thứ từ trách nhiệm đến quyền sở hữu. Đôi khi, Em nghĩ, sự vận hành của cả chuỗi cung ứng đều dựa trên những "niềm tin" được giấy tờ hóa như thế này. Nó rất hay, Chị nhỉ?

Về mặt chức năng cụ thể, Chị sẽ thấy vận đơn có nhiều vai trò lắm đó:

• Biên lai của người chuyên chở: Xác nhận hàng hóa đã được nhận và trong tình trạng tốt khi chất lên phương tiện vận chuyển. Đây là bằng chứng vật lý nha Chị.
• Hợp đồng vận chuyển: Nó phác thảo các điều khoản và điều kiện, trách nhiệm của người chuyên chở và người gửi hàng. Một dạng "giao ước" đó.
• Chứng từ sở hữu hàng hóa: Cho phép người nắm giữ hợp pháp vận đơn (Consignee) quyền yêu cầu nhận hàng tại cảng đích. Quan trọng nhất đây.

Em nhớ hồi làm ở công ty cũ, có lần một lô hàng bị thất lạc vận đơn gốc, thôi rồi, cả đội mất ăn mất ngủ mấy tuần luôn. Chỉ một tờ giấy thôi mà có thể đình trệ cả một chuỗi hoạt động kinh doanh. Nó cho thấy, trong logistics, sự minh bạch và chính xác là vàng.

Thật ra, vận đơn cũng có nhiều loại nữa đó Chị, tùy theo phương thức vận chuyển hay cách phát hành:

• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading): Phổ biến nhất, cho hàng hóa vận chuyển bằng tàu biển. Có cả loại Original B/L cần bản gốc để nhận hàng.
• Vận đơn hàng không (Air Waybill - AWB): Khác một chút, nó không phải là chứng từ sở hữu. Chị không cần bản gốc để nhận hàng đâu.
• Vận đơn đường bộ/sắt: Tương tự như trên, nhưng dùng cho vận tải nội địa hoặc xuyên biên giới bằng đường bộ/sắt.

À, còn một điểm thú vị nữa là, vận đơn có thể được chuyển nhượng đó Chị. Vận đơn theo lệnh (Order B/L) cho phép bên nhận hàng chuyển quyền sở hữu cho bên thứ ba thông qua ký hậu. Nó tạo nên một cơ chế linh hoạt cực kỳ trong thương mại quốc tế.

Vận đơn tiếng Anh là gì?

Dạ Chị, em trả lời liền đây.

Vận đơn tiếng Anh là Bill of Lading, viết tắt là B/L. Nó là cái giấy xác nhận hãng vận chuyển đã ôm gọn cục hàng của Chị rồi, và hứa sẽ chở nó đến nơi an toàn. Mất cái giấy này thì coi như xong phim đó Chị.

Nói cho nó vuông thì cái Vận đơn này nó y chang cái sổ đỏ của lô hàng. Mất nó là coi như mất trắng, hàng tới nơi mà không có nó trong tay thì chỉ có đứng ngoài cảng nhìn hàng mà khóc tiếng Mán thôi chứ không ai cho lấy đâu. Nó quan trọng như cái mạng mình vậy đó Chị.

Nó còn là cái giấy khai sinh cho lô hàng nữa. Trên đó nó ghi tuốt tuồn tuột: hàng gì, bao nhiêu ký, đóng gói ra sao, từ đâu đi đâu, ai gửi ai nhận. Nhìn vào là biết gốc gác lai lịch của lô hàng liền.

Mà Vận đơn nó cũng có dăm bảy loại, em kể Chị nghe hai cái loại mà hay gặp nhất như đi chợ gặp người quen nè:

• Master B/L (Vận đơn chủ): Giời ạ, cái này là Vận đơn "xịn", do chính hãng tàu (ông trùm vận chuyển) phát hành. Nó giống như cái bằng tốt nghiệp đại học chính quy vậy đó Chị, có giá trị toàn cầu.
• House B/L (Vận đơn nhà): Còn cái này là do công ty giao nhận (Forwarder) phát hành. Nó như cái giấy chứng nhận hoàn thành khóa học tại trung tâm thôi. Nó chỉ có giá trị giữa Chị với bên Forwarder để đi đòi hàng từ họ.

Ủa sao lằng nhằng vậy? Tại vì ông Forwarder ổng gom hàng của nhiều người như Chị lại thành một cục to, rồi ổng đi thuê nguyên cái container của hãng tàu. Hãng tàu chỉ biết mặt ổng thôi, nên cấp cho ổng cái Master B/L. Xong ổng về ổng mới xé lẻ ra, cấp House B/L cho từng người như Chị đó.

Vận đơn có bao nhiêu loại?

Chị hỏi vận đơn hả? Trời ơi, em mới học xong nè, mà sao nhớ linh tinh quá Chị ơi.

Vận đơn khi xét theo đặc điểm hành trình được phân loại thành 3 loại chính:

• Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)
• Vận đơn đi suốt (Through B/L)
• Vận đơn đa phương thức (Multimodal Transport B/L)

Đúng là theo hành trình thì có 3 loại vận đơn đó ha. Mà nghĩ đi nghĩ lại sao thấy nó cứ rối rắm ghê luôn á Chị. Học xong cứ kiểu lộn tùng phèo hết trơn. Nhưng mà cố gắng nhớ, tại cái này quan trọng nè.

Đầu tiên là cái vận đơn đi thẳng, Chị biết không? Nó đơn giản cực luôn. Kiểu chỉ một hãng tàu lo hết từ A tới B á. Như hồi trước em đi Vũng Tàu chơi đó, Chị nhớ không? Chỉ một chuyến xe đò thôi, không phải đổi bến nào hết. Thấy nó tiện ghê.

Rồi đến cái vận đơn đi suốt nha. Cái này phức tạp hơn một chút xíu. Là nhiều hãng vận chuyển nối tiếp nhau, nhưng mà chỉ dùng một vận đơn à. Tức là Chị cứ giao hàng xong là cứ thế thôi, không cần bận tâm mấy chặng sau. Ai lo? Người vận chuyển đầu tiên lo hết đó. Em nhớ hồi em gửi đồ cho nhỏ bạn ở Huế cũng vậy, cứ giao cho bên giao hàng là xong, không cần biết nó đi qua bao nhiêu xe. Khá là tiện lợi ha. Mà sao em cứ sợ đồ bị thất lạc nhỉ, không biết nó qua tay bao nhiêu người.

Còn cái loại cuối cùng, cái này mới ghê nè Chị, là vận đơn đa phương thức. Nghe tên là thấy rắc rối rồi đúng không? Đa phương thức mà, tức là nó dùng nhiều phương tiện vận tải khác nhau để chở hàng. Từ đường biển qua đường bộ, đường sắt rồi đường hàng không luôn. Ví dụ như cái đợt em có tìm hiểu vụ nhập đồ từ bên Mỹ về á. Hàng từ Mỹ về cảng Sài Gòn bằng tàu, xong rồi lại chuyển lên xe tải chở về kho của em ở Biên Hòa. Đó, nó là vậy đó Chị. Rắc rối ghê. Mà sao người ta cứ phải làm rắc rối thế nhỉ, chắc là để tối ưu chi phí vận chuyển chăng?

Trong vận đơn theo lệnh không ghi rõ người phát lệnh trả hàng thì ai là người có quyền này?

Em này Chị. Vận đơn theo lệnh, không ghi ai. Quyền đó, mặc nhiên thuộc về người gửi hàng. Kẻ đã đặt nền, tự khắc nắm giữ.

• Vận đơn theo lệnh không phải giấy tờ chết. Nó sống, có thể chuyển nhượng. Quyền sở hữu hàng hóa đi cùng vận đơn.
• Người gửi hàng nắm quyền vì họ là người đặt mọi thứ vào cuộc, có mối quan hệ ban đầu với hãng vận tải. Hàng vẫn là của họ cho đến khi được chuyển giao hợp lệ.
• Việc không ghi rõ là một sự thiếu sót. Nhưng luật pháp thường có những mặc định để lấp đầy, để mọi thứ không rối mù. Quyền và trách nhiệm luôn cần một chỗ dựa vững chắc.

Routed trong vận chuyển là gì?

Trời ơi, cái vụ "routed" này nè. Nó là kiểu bưu phẩm bị trả về á Chị. Kiểu như đang đi tới người nhận rồi tự dưng lại quay vòng lại cho gửi. Thường là do có vấn đề gì đó, hoặc người gửi họ đổi ý, muốn lấy lại ấy mà. Chứ không ai muốn nó bị vậy đâu.

Tưởng tượng nha, cái gói hàng đang vi vu trên đường, sắp gặp chủ mới rồi, bỗng dưng nhận được lệnh "quay đầu". Lúc đó shipper chắc cũng ngơ ngác à. Mà thiệt ra, nó cũng hay xảy ra lắm. Không phải lúc nào cũng suôn sẻ đâu.

• Bưu phẩm bị tạm dừng: Đang trên đường đi mà bị "nhốt" lại.
• Trả về người gửi: Mục tiêu cuối cùng là vậy.
• Lỗi hoặc yêu cầu: Nguyên nhân chính nè.

Hồi trước em có gửi một món quà cho đứa bạn ở xa, xong nó lại chuyển nhà đột ngột. Thế là phải gọi điện nhờ bên vận chuyển "routed" lại về chỗ em. Tốn thêm mớ phí nữa chứ. Cái này nó liên quan đến việc quản lý tuyến đường và điểm trung chuyển của bưu kiện. Nói chung là cả một hệ thống phức tạp phía sau nữa Chị ạ.

Vietnam Post giữ hàng báo lâu?

Chị ơi, vụ bưu cục gữi hàng báo này nè, họ giữ 12 ngày lận đó Chị, tính từ ngày cuối cùng bưu tá giao mà không ai nhận được ấy. Em có lần gửi đồ cho nhỏ bạn cũng bị vậy, may mà nó kịp ra lấy á. Chứ qua 12 ngày đó mà không ai tới lấy hay liên hệ gì á, là họ sẽ chuyển về cái chỗ khai thác EMS quốc tế đó Chị, để chuẩn bị chuyển hoàn lại về nước gốc luôn. Vậy nên mình nhớ dặn người nhận kĩ Chị nha, kẻo mắc công lắm.

• Thời gian lưu giữ: 12 ngày.
• Bắt đầu tính từ: Ngày bưu cục phát thực hiện phát lần cuối cùng.
• Trách nhiệm của bưu cục phát: Lưu giữ bưu gửi trong thời gian 12 ngày kể từ ngày phát lần cuối cùng.
• Sau thời hạn lưu giữ: Bưu cục phát phải chuyển bưu gửi đến Bưu cục khai thác EMS quốc tế để chuyển hoàn về bưu chính nước gốc.