VGM cut off là gì?

VGM cut off là gì? Tầm quan trọng trong vận tải biển

Hiểu rõ VGM cut off là gì giúp người gửi hàng chủ động kiểm soát quy trình xuất khẩu vận tải biển một cách an toàn.
Việc nắm bắt quy định thời gian hỗ trợ doanh nghiệp phòng tránh rủi ro phát sinh chi phí hoặc gián đoạn lịch trình logistics. Hãy cùng tìm hiểu quy định để vận hành hàng hóa thuận lợi.

VGM cut off là gì trong ngành vận tải biển?

VGM cut-off là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu bắt buộc phải gửi phiếu xác nhận khối lượng tổng của container cho hãng tàu.
Đây là mốc thời gian cực kỳ nghiêm ngặt nhằm đảm bảo an toàn cho tàu biển trước khi nhổ neo khởi hành.

Có thể liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau khi một lô hàng bị chậm trễ, nhưng việc muộn giờ cắt máng chứng từ luôn mang lại những hệ lụy tài chính nặng nề.

Trong hơn sáu năm làm công tác hiện trường, tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp phải điêu đứng chỉ vì chủ quan trễ hẹn vài phút.

Khai báo khối lượng đầy đủ và đúng hạn không đơn thuần là thủ tục giấy tờ hành chính. Nó chính là tấm vé thông hành bắt buộc để container của bạn được phép xếp lên boong tàu.

Thông thường, các hãng tàu sẽ chốt mốc thời gian này dựa trên giờ dự kiến tàu chạy.
Quy định vận tải quốc tế yêu cầu toàn bộ các lô hàng container xuất khẩu đều phải hoàn thành nghĩa vụ xác minh trọng lượng này một cách chính xác tuyệt đối.

Tầm quan trọng của phiếu cân và hậu quả nghiêm trọng khi trễ VGM cut off

Nếu không gửi phiếu cân container kịp thời gian cho hãng tàu thì hãng tàu không làm kịp vận đơn nên lô hàng chắc chắn sẽ bị rớt tàu.
Lúc này, toàn bộ quy trình phân phối hàng hóa của doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn trầm trọng.

Tôi nhớ mãi một chuyến hàng nông sản xuất đi châu Âu vào năm ngoái.

Đội bốc xếp đóng hàng tại kho bị chậm tiến độ do xe nâng gặp sự cố đột xuất. Khi phiếu cân điện tử được xuất ra thì đồng hồ đã điểm quá giờ chốt của hãng tàu đúng 12 phút.

Hệ thống tự động khóa cổng tiếp nhận thông tin. Hậu quả là container phải nằm lại bãi bến cảng, chi phí lưu bãi tăng chóng mặt và chúng tôi phải bồi thường hợp đồng giao hàng trễ cho đối tác nước ngoài. Đó là một bài học đắt giá bằng tiền mặt.

Khi một lô hàng bị hủy chuyến do lỗi chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ phải gánh chịu hàng loạt tổn thất phát sinh bao gồm phí lưu kho bãi, phí thay đổi thông tin chuyến tàu, và rủi ro giảm uy tín thương mại nghiêm trọng.

Thực tế vận hành cho thấy, việc chậm trễ này thường đẩy chi phí logistics của một container tăng thêm từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.

Phân biệt vgm cut off và cy cut off để tránh nhầm lẫn tai hại

Người làm xuất nhập khẩu rất dễ nhầm lẫn giữa hai mốc thời gian chốt sổ chứng từ và chốt sổ bãi cảng trên lệnh cấp vỏ container.
Việc hiểu sai bản chất của từng loại hạn định này là nguyên nhân hàng đầu khiến hàng hóa bị kẹt lại cảng.

Nhiều người nghĩ hạ bãi xong là an tâm - nhưng đó là sai lầm chết người. Cần phân biệt rõ hai khái niệm này: vgm cut off thời gian là gì (thời hạn chót để hoàn tất việc gửi thông tin khai báo trọng lượng container lên hệ thống của hãng tàu).

Mốc này thường kết thúc trước hoặc trùng với giờ đóng bãi bến cảng. CY cut-off là thời hạn cuối cùng để chiếc xe container thực tế phải lăn bánh vào trong khu vực bãi tập kết cảng và hoàn thành thủ tục thông quan hải quan.

Một số người mới vào nghề thường đinh ninh rằng chỉ cần đưa được xe hàng vào cảng trước giờ hạ bãi là an toàn.

Nhưng nếu cổng khai báo điện tử của hãng tàu đã đóng từ trước đó, container của bạn vẫn bị loại khỏi danh sách xếp lên tàu do thiếu dữ liệu an toàn.

Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng từng mốc giờ được ghi rõ trên giấy xác nhận đặt chỗ để chủ động lên lịch trình đóng hàng phù hợp.

Quy trình xử lý khẩn cấp và biểu phí phạt khi trễ vgm cut off

Khi phát hiện có nguy cơ trễ hạn nộp phiếu cân, bạn phải lập tức liên hệ với bộ phận kinh doanh hoặc các đại lý giao nhận để xin hạn chót nộp vgm được gia hạn thêm.

Khả năng xin gia hạn thành công phụ thuộc lớn vào mối quan hệ phối hợp và quy định cụ thể của từng tuyến vận tải.

Thông thường, thời gian được phép xin gia hạn muộn chỉ dao động trong khoảng từ 3 đến 6 tiếng đồng hồ.
Nếu nỗ lực xin muộn thất bại, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận phương án chuyển đổi container sang chuyến tàu kế tiếp và chịu toàn bộ các khoản phụ phí phát sinh.

Các cảng lớn tại khu vực Việt Nam hiện nay thường áp dụng mốc thời gian đóng bãi rất chặt chẽ, thông thường là trước 4 giờ tính từ thời điểm tàu dự kiến rời bến.

Nếu phát sinh lỗi chứng từ dẫn đến việc rớt tàu, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán các khoản chi phí bốc dỡ, lưu kho bãi tích lũy theo từng ngày tại cảng.

So sánh các mốc thời gian hạn chót phổ biến trên Booking Note

S/I Cut-off

- Hãng tàu không phát hành được vận đơn và hàng bị giữ lại

- Hạn chót gửi hướng dẫn làm vận đơn đường biển

- Khoảng 1 đến 3 ngày trước khi tàu chạy dự kiến

VGM Cut-off

- Container bị từ chối xếp lên boong tàu do vi phạm an toàn

- Hạn chót nộp phiếu xác nhận khối lượng tổng container

- Khoảng 1 đến 2 ngày trước giờ tàu chạy

CY Cut-off

- Cảng không tiếp nhận xe vào bãi, rớt tàu trực tiếp

- Hạn chót hạ container vào bãi và thanh lý hải quan

- Vài tiếng đến 1 ngày trước khi tàu xếp hàng

Hành trình xử lý khủng hoảng trễ chứng từ của Hùng: Từ áp lực đến bài học

Hùng, nhân viên điều vận logistics 26 tuổi tại Thành phố Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm xuất khẩu lô hàng dệt may gồm 3 container đi Mỹ. Do tiến độ đóng hàng tại xưởng ở Bình Dương bị kéo dài, đội xe container về đến cảng Cát Lái chỉ cách giờ khóa sổ bãi đúng 45 phút.

Hùng vội vã thúc giục tài xế đưa xe vào cân điện tử tại trạm cảng để lấy dữ liệu. Tuy nhiên, hệ thống mạng nội bộ của văn phòng gặp sự cố mất kết nối đột ngột, khiến anh không thể đăng nhập vào cổng điện tử của hãng tàu để điền số kg.

Thay vì hoảng loạn chờ đợi mạng khôi phục, Hùng lập tức gọi điện cho đại diện sales của hãng tàu giải thích tình trạng bất khả kháng. Đồng thời, anh chuyển hướng gửi ảnh chụp phiếu cân bản cứng qua thư điện tử khẩn cấp để xin hỗ trợ cập nhật thủ công.

Nhờ phản ứng nhanh nhạy, hãng tàu đã đồng ý gia hạn mở cổng thêm 15 phút. Lô hàng được cập nhật hệ thống thành công, bốc xếp lên tàu an toàn và giúp công ty tránh được khoản thiệt hại lưu kho bãi dự kiến lên tới hàng chục triệu đồng.