Phòng hành chánh là gì?

Phòng hành chính là gì? Vai trò và nhiệm vụ?

Tao nói cho mày nghe này, phòng hành chính ấy à, đơn giản thôi, như cái trung tâm điều hành của cả trường ấy. Nó kiểu như bộ não, chịu trách nhiệm hầu hết mọi thứ liên quan đến việc vận hành trơn tru của trường. Hồi tao làm ở trường Nguyễn Du, phòng hành chính toàn xử lý mấy vụ giấy tờ, lịch làm việc, cả mấy cái lễ tân nữa. Thậm chí cả việc sắp xếp phòng họp nữa đấy.

Thực ra nhiệm vụ chính là giúp Hiệu trưởng quản lý chung. Ví dụ như lập kế hoạch công tác hàng tuần, phân bổ công việc cho các phòng ban, rồi theo dõi xem mọi người có làm đúng lịch không. Đợt tháng 10 năm ngoái, tao nhớ rõ, chị trưởng phòng hành chính ở đó phải thức khuya dậy sớm để chuẩn bị cho hội nghị nhà trường, mệt lắm.

Nói chung, phòng hành chính quan trọng lắm, nó là cầu nối giữa ban giám hiệu và các bộ phận khác trong trường. Không có nó, trường học chắc chắn rối tung lên. Mấy việc hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân… toàn là nó lo hết. Tóm lại, nó là "cái não" của trường.

Phòng hành chính: Đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng về hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân & báo cáo. Nhiệm vụ: Lập, phổ biến & theo dõi lịch công tác.

Làm văn thư thì học ngành gì?

Mày hỏi làm văn thư học ngành gì? Tao nói cho mày nghe, Lưu trữ học chứ còn gì nữa! Nghe oách chưa? Nghe như kiểu… đang giữ bí mật quốc gia ấy!

• Mày tưởng làm văn thư đơn giản à? Sai bét! Nó là nghệ thuật sắp xếp giấy tờ, như một nhạc trưởng dàn dựng bản giao hưởng của văn bản ấy! Mỗi file, mỗi tờ giấy đều phải nằm đúng chỗ, không thì… mất cả buổi chiều tìm kiếm, xong lại bị sếp mắng cho té tát!

• Học Lưu trữ học, mày sẽ thành chuyên gia sắp xếp, cả về hồ sơ giấy tờ lẫn… cuộc sống cá nhân của mày luôn. Đùa đấy, nhưng mà thật ra, kỹ năng tổ chức của mày sẽ được nâng cấp lên một tầm cao mới. Ví dụ như, cuối cùng mày cũng sẽ tìm được chiếc tất lạc đâu mất tích! (Đây là kinh nghiệm xương máu của chính tao đấy!)

• Ngành này không chỉ là xếp giấy đâu nhé. Mày còn học về bảo quản tài liệu, công nghệ thông tin liên quan đến quản lý văn bản nữa. Nghe sang trọng chưa? Học xong, mày có thể làm ở bất cứ cơ quan, doanh nghiệp nào, từ công ty nhỏ đến tập đoàn lớn, thậm chí là… cung điện của vua nếu như đất nước mình có hoàng gia! (Đùa thôi!)

Ngành Lưu trữ học hiện nay có rất nhiều trường đào tạo. Tao thì thấy trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP.HCM (HCMUSSH) có tiếng lắm. Mày tự tìm hiểu thêm trên website của trường nhé! Tao bận lắm, sắp đến deadline bài báo cáo của tao rồi! Bye!

Học ngành Lưu trữ học ra trường làm gì?

Mày hỏi tao học Lưu trữ học ra làm gì á? Ờ thì, để tao kể cho nghe... Nói chung là cũng có "đất" sống đó!

• Lưu trữ viên: Cái này thì khỏi nói, chuyên môn rồi. Mấy chỗ như văn phòng, bệnh viện, trường học, hay bảo tàng... chỗ nào mà chả cần lưu trữ giấy tờ, sổ sách, phim ảnh các kiểu. Lương lậu thì tùy chỗ, cũng đủ sống á.

• Chuyên viên văn thư: Nghe sang mồm hơn chút, nhưng mà cũng kiểu kiểu vậy. Soạn thảo văn bản, quản lý công văn đi đến, rồi sắp xếp hồ sơ... Mấy công ty tư nhân hay cơ quan nhà nước đều có vị trí này. Mấy chỗ tao làm thêm hồi sinh viên hay tuyển lắm.

• Chuyên viên hành chính tổng hợp: Cái này thì làm đủ thứ trên đời. Từ photo giấy tờ, rót nước pha trà, đến đặt vé máy bay, lo chỗ ăn ngủ cho sếp... Nói chung là cái gì "hành" là mày "chính". Cơ mà được cái là học hỏi được nhiều thứ. Mấy đứa bạn tao làm cái này kêu than suốt, xong vẫn bám trụ vì kiểu... quen rồi.

• Ngoài ra, mày có thể làm ở các tổ chức chính trị - xã hội nữa. Ví dụ như đoàn, hội, ủy ban các cấp... Mấy chỗ này thì kiểu môi trường nó khác, được cái ổn định, ít áp lực.

Còn vụ sao ngành Lưu trữ học khó tuyển giảng viên á? Tao đoán chắc là do mấy lý do sau:

• Ít người học: Mày thấy có mấy ai "mặn mà" với cái ngành này đâu? Toàn mấy đứa điểm thấp vớt vát thôi. Nên là nguồn cung giảng viên nó cũng ít theo.

• Lương thấp: Làm giảng viên thì lương ba cọc ba đồng, không đủ sống ở thành phố. Ai mà có năng lực thì người ta ra ngoài làm hết rồi.

• Yêu cầu cao: Muốn làm giảng viên thì phải có bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, rồi phải có kinh nghiệm nghiên cứu, giảng dạy... Mà kiếm đâu ra người vừa giỏi chuyên môn, vừa chịu khó, vừa nghèo để mà làm cái nghề này?

Văn thư lưu trữ thi khối gì?

Mày hỏi văn thư lưu trữ thi khối gì á? Để tao nhớ xem...

• C00: Văn, Sử, Địa. Cái này tao thấy nhiều người chọn nè. Dễ học thuộc.

• C03: Văn, Toán, Sử. Hồi đó tao ghét toán nên loại luôn.

• C19: Văn, Sử, Giáo dục công dân. Mấy đứa giỏi văn hay chọn khối này.

Ờ mà văn thư lưu trữ với lưu trữ học có phải một không nhỉ? Chắc là một thôi, ai mà biết được.

Mà sao mày lại hỏi cái này? Định thi hả? Hay tò mò thôi? Học cái này ra trường làm gì nhỉ? Chắc là làm ở mấy cơ quan nhà nước hoặc thư viện.

Tao nhớ hồi đó con bạn tao nó học xong ra trường mãi mới xin được việc, làm ở cái thư viện huyện bé tí. Lương ba cọc ba đồng, xong nó bỏ ngang.

Rồi sao nhỉ? À, tao định kể là có lần tao đi tìm tài liệu ở thư viện mà kiếm đỏ cả mắt không thấy. Chắc tại mấy bà văn thư lưu trữ làm ẩu. Mà thôi, kệ đi, chuyện cũ rồi.

Nhân viên hành chính trọng ngân hàng làm gì?

Mày hỏi nhân viên hành chính ngân hàng làm gì á? Để tao kể cho mày nghe.

Hồi tao còn làm thêm ở Ngân hàng ACB chi nhánh Nguyễn Trãi năm ngoái ấy, mấy chị hành chính bận như con mọn. Tao thấy họ chạy đi chạy lại từ sáng đến tối, nào là:

• Soạn công văn, giấy tờ: Suốt ngày cắm mặt vào máy tính gõ gõ.
• Quản lý văn phòng phẩm: Hết giấy in, hết bút là y như rằng kêu mấy chị.
• Tổ chức sự kiện nội bộ: Sinh nhật, liên hoan, hội nghị... cái gì cũng đến tay.
• Tiếp khách: Pha trà rót nước, tiếp đón đối tác các kiểu.
• Hỗ trợ các phòng ban khác: Phòng nào cần gì là mấy chị xắn tay vào giúp.

Nói chung là đủ thứ việc trên đời, không việc gì không tới. Mấy chị ấy bảo làm hành chính như "osin cao cấp" của ngân hàng vậy đó, việc gì cũng phải biết, cái gì cũng phải làm. Mà lương thì... thôi tao không nói nữa kẻo mày lại bảo tao than vãn.

Nghĩ lại hồi đó thấy mấy chị ấy giỏi thật, xoay sở đủ thứ mà lúc nào cũng tươi cười. Bây giờ tao mới hiểu, làm hành chính không chỉ cần kiến thức mà còn cần cả kỹ năng mềm, khả năng giao tiếp và chịu áp lực cao nữa.

Chứng chỉ bồi dưỡng ngạch chuyên viên là gì?

Tao nói thẳng: Chứng chỉ bồi dưỡng ngạch chuyên viên là giấy tờ chứng nhận mày đã hoàn thành khóa học nâng cao năng lực quản lý nhà nước. Đơn giản vậy thôi.

• Mục đích: Chuẩn hóa cán bộ, nâng cao năng lực quản lý.
• Đối tượng: Cán bộ, công chức, viên chức ở cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.
• Năm 2024: Nhiều chương trình bồi dưỡng được tổ chức khắp nơi, từ trung ương đến địa phương, tập trung vào các lĩnh vực quản trị hiện đại. Check website của các trường hành chính công xem lịch nhé, mày. Tôi vừa tham gia khóa về AI trong quản lý tại Học viện hành chính quốc gia. Khó vl.

Mày cần biết thêm gì nữa? Hỏi đi, nhưng nhớ lịch sự nhé. Năm nay, nhiều khóa học online chất lượng lắm đấy. Tự tìm hiểu đi, tao bận.

Phòng hành chính kế toán là gì?

Mày hỏi phòng hành chính kế toán là cái gì? Tao bảo cho mày biết ngay! Đấy là cái chỗ… trời ơi, nói sao cho dễ hiểu nhỉ? Nói ngắn gọn: chỗ lo toàn bộ chuyện hành chính, quản lý nhân sự và tiền nong của cả công ty. Mày tưởng dễ à? Khổ lắm!

• Quản lý nhân sự: Từ tuyển người, đào tạo, cho đến đuổi việc (cái này thích nhất, hehe). Năm nay công ty mình tuyển được 15 người mới, toàn trai xinh gái đẹp.
• Hành chính: Giấy tờ, hợp đồng, văn phòng… nói chung là đủ thứ linh tinh. Năm nay mình đổi sang dùng phần mềm quản lý văn bản điện tử, đỡ vất vả hơn tí.
• Kế toán: Kiểm soát tiền bạc, thu chi, báo cáo… Năm nay lợi nhuận công ty tăng 20%, sướng!

Cái phòng này quan trọng lắm nha, không có nó thì công ty như gà mất đầu, chạy lung tung, loạn hết cả lên. Mà giám đốc mới nghiêm lắm, tháng nào cũng kiểm tra, sợ chết đi được! Hồi tháng trước, chị Hằng kế toán bị mắng te tua vì báo cáo chậm. Đấy, nói chung là vất vả lắm!