Nhân viên chứng từ trong logistics làm gì?

Lặng lẽ mà quan trọng: Chuyện nghề nhân viên chứng từ Logistics

Đằng sau những chuyến hàng vượt đại dương, len lỏi khắp các nẻo đường, bên cạnh những chiếc xe container khổng lồ hay những con tàu chở hàng đồ sộ, là một lực lượng thầm lặng nhưng đóng vai trò then chốt: Nhân viên chứng từ Logistics. Họ không trực tiếp vận hành máy móc, bốc dỡ hàng hóa, nhưng nếu thiếu họ, mọi hoạt động vận chuyển sẽ rơi vào bế tắc. Họ chính là những người “giữ lửa” cho cả guồng máy vận hành trơn tru.

Vậy cụ thể, nhân viên chứng từ Logistics làm gì? Công việc của họ xoay quanh việc xử lý một núi giấy tờ, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa. Nghe có vẻ đơn điệu, nhưng thực tế lại đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và khả năng xử lý thông tin nhanh nhạy. Một sai sót nhỏ trong chứng từ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, gây chậm trễ, thậm chí là thiệt hại lớn về kinh tế.

Công việc hàng ngày của một nhân viên chứng từ Logistics rất đa dạng, bao gồm:

• Soạn thảo và kiểm tra chứng từ: Từ đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm hàng hóa… tất cả đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng về tính chính xác và hợp lệ.
• Theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng: Họ cần liên tục theo dõi lộ trình vận chuyển, cập nhật thông tin về vị trí, thời gian dự kiến đến, các vấn đề phát sinh (nếu có) và thông báo cho các bên liên quan.
• Lưu trữ và quản lý chứng từ: Việc lưu trữ và quản lý chứng từ một cách khoa học, có hệ thống là vô cùng quan trọng để dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
• Phối hợp với các bộ phận khác: Nhân viên chứng từ Logistics là cầu nối giữa các bộ phận như sales, kho vận, hải quan, forwarder… để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ: Trong quá trình vận chuyển, không tránh khỏi những phát sinh liên quan đến chứng từ. Nhân viên chứng từ Logistics cần có khả năng phân tích, xử lý và đưa ra giải pháp phù hợp.

Có thể nói, nhân viên chứng từ Logistics là những “người hùng thầm lặng” trong ngành Logistics. Họ góp phần quan trọng vào sự phát triển của thương mại quốc tế, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời hạn và tuân thủ các quy định pháp luật. Đây là một công việc ổn định, có nhiều cơ hội phát triển, phù hợp với những người cẩn thận, tỉ mỉ, yêu thích công việc văn phòng và có khả năng làm việc dưới áp lực. Hơn thế nữa, trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý chứng từ đang trở thành xu hướng, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho những ai sẵn sàng học hỏi và thích nghi.