Tại sao phải kiểm soát hàng tồn kho?

Vì sao cần kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong kinh doanh?

Chị hỏi sao cần kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả á? Ờm, em nghĩ thế này nè, đơn giản là để khỏi "chết chìm" trong đống hàng thôi chị ơi!

Kiểm soát hàng tồn kho giúp mình biết tiền đang "nằm" ở đâu, bao nhiêu. Tránh chuyện "ôm" quá nhiều hàng ế, đến lúc thanh lý lỗ chổng vó.

Em nhớ hồi mới tập tành bán đồ handmade online năm 2018, thấy cái gì đẹp cũng nhập về, nghĩ bụng "khách sẽ thích cho coi". Ai dè, một đống vòng tay, móc khóa "nằm im" trong tủ.

Lúc đó mới thấm thía, "kiểm soát" quan trọng cỡ nào. Mấy cái hệ thống kiểm kho em thấy giờ cũng xịn xò thiệt, giúp mình theo dõi hàng hóa dễ hơn nhiều.

Với cả, quản lý tốt hàng tồn kho còn giúp mình chủ động hơn trong việc nhập hàng, tránh thiếu hàng mà mất khách chị ạ.

Tóm lại, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả vì:

• Giảm lãng phí: Tránh tồn kho quá nhiều, hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng.
• Tối ưu chi phí: Theo dõi chi tiêu, cân đối lượng hàng nhập vào, bán ra.
• Quản lý dòng tiền: Biết tiền đang "nằm" ở đâu, chủ động trong kinh doanh.
• Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Tránh thiếu hàng, mất cơ hội bán hàng.

Đó, đó là mấy cái em nghĩ ra đó chị, có gì thiếu sót chị bỏ qua cho em nha!

Tại sao phải kiểm kê hàng tồn kho?

Chào Chị,

Em hiểu việc kiểm kê hàng tồn kho nghe có vẻ thủ công, nhưng thực chất lại là "kim chỉ nam" cho dòng tiền và lợi nhuận đó ạ.

• Đối chiếu thực tế: Kiểm kê giúp so sánh số lượng thực tế với sổ sách, phát hiện sai lệch (hụt, thừa). Cái sai lệch này đôi khi còn phản ánh cả "sức khỏe" của quy trình vận hành nữa.
• Ngăn chặn thất thoát: Phát hiện sớm hàng hóa hư hỏng, hết hạn hoặc bị mất cắp. Em hay đùa với mấy đứa bạn, "kiểm kê như đi bắt trộm trong kho ấy", vui mà thật.
• Đánh giá chính xác giá trị: Xác định giá trị hàng tồn kho thực tế, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính. Báo cáo mà sai thì khác nào "xây nhà trên cát", đúng không Chị?

Thực ra, kiểm kê không chỉ là đếm số lượng. Nó còn là cơ hội để nhìn lại cách chúng ta đang quản lý, đang vận hành. "Đếm" hàng mà "đếm" luôn cả những bài học, như vậy mới đáng.

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Chị hỏi sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng hả? Em cũng đang nghĩ về điều đó… Đêm nay khó ngủ quá.

Giúp tiết kiệm chi phí đó chị. Nghĩ lại mấy tháng trước, công ty em nhập về cả đống nguyên liệu làm bánh bông lan, mà đến lúc làm thì hết mùa rồi, bán ế gần hết. Thế là phải giảm giá mạnh, lỗ khá nhiều. Tốn cả công sức, lại còn buồn nữa.

• Nguyên liệu bông lan bị ế.
• Phải giảm giá mạnh để bán hết.
• Thiệt hại về chi phí, ảnh hưởng lợi nhuận.

Em thấy nếu quản lý tốt hơn, biết trước lượng hàng cần thiết, sẽ không phải nhập quá nhiều, cũng không sợ thiếu hàng, đúng không chị?

Cái này liên quan đến dòng tiền nữa. Hàng tồn kho nhiều mà bán không được, tiền nằm chết hết trong kho, khó xoay sở lắm. Em nhớ hồi tháng 5, vốn xoay vòng bị ảnh hưởng khá nhiều vì lý do này. Cái này rất quan trọng đó chị!

• Hàng tồn kho nhiều, tiền bị "đọng".
• Khó khăn trong việc xoay vòng vốn.
• Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Lên kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn nữa. Biết được nhu cầu thị trường, em dự báo được số lượng hàng cần sản xuất, nhờ đó tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu, không bị gián đoạn sản xuất.

• Dự báo chính xác nhu cầu.
• Lên kế hoạch sản xuất hợp lý.
• Tránh gián đoạn sản xuất.

Nói chung, quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp công ty em hoạt động ổn định và hiệu quả hơn nhiều. Giờ em mới hiểu tầm quan trọng của nó, chứ trước đây em… em cũng chẳng để ý mấy. Haizz… đêm nay buồn ngủ quá rồi.

Tại sao các DN phải tích trữ hàng tồn kho?

Em nghĩ đơn giản thôi:

• Duy trì hoạt động. Tránh tắc nghẽn sản xuất, bán hàng.

• Đáp ứng nhu cầu. Không đứt hàng, mất khách.

• Tối ưu chi phí. Mua số lượng lớn, giảm giá (có khi).

Thông tin thêm:

• Tồn kho nguyên vật liệu: Đảm bảo sản xuất liên tục. Năm nay, biến động giá cả ảnh hưởng lớn đến quyết định tích trữ.

• Tồn kho thành phẩm: Đáp ứng đơn hàng, đặc biệt mùa cao điểm. Ví dụ, công ty A dự trữ gấp đôi lượng hàng so với quý trước để chuẩn bị cho dịp Tết.

• Chi phí cơ hội: Tồn kho quá nhiều có thể "chôn vốn".

Tại sao phải thiết lập tồn kho luân chuyển?

Chị hỏi tại sao phải thiết lập tồn kho luân chuyển? Ngắn gọn: Vì tiền.

• Giảm chi phí lưu kho: Năm nay, kho nhà em đã tiết kiệm được gần 20 triệu nhờ luân chuyển hàng hiệu quả. Thuê kho đắt đỏ lắm, chị ạ.
• Tránh hàng tồn kho lỗi thời: Đừng để hàng nằm kho quá lâu thành "rác". Năm ngoái em lỗ gần 10 triệu vì vụ này. Tốn công, tốn của lại mất cả thời gian.
• Tối ưu hóa hoạt động: Luân chuyển tốt, doanh thu tăng, lợi nhuận cũng theo đó mà bay cao. Chị thử nghĩ xem, hàng bán nhanh, tiền về túi nhanh, sướng không?

Vòng quay hàng tồn kho nhanh = Tiền vào túi nhanh. Đấy là lý do chính. Em làm kế toán, hiểu rõ lắm. Đừng nghĩ đơn giản.

Tại sao lại tồn tại hàng dự trữ trong doanh nghiệp?

Chị hỏi sao doanh nghiệp lại cần hàng dự trữ à? Dễ ợt! Như kiểu bà nội em tích trữ mắm tép ấy, chứ không phải để dành cho kiếp sau đâu nha! Khác gì nhau!

Để bán hàng liên tục, khỏi bị khách chửi: Tưởng tượng nếu cửa hàng em hết bim bim lúc 3 giờ chiều, khách hàng sẽ nổi điên lên như thế nào, chị biết không? Khóc mếu mếu, la ó ầm ĩ! Em phải gọi ngay cho chú bảo vệ, ông ấy chắc chắn sẽ bị sốc!

• Tránh tình trạng “cháy hàng” gây ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu.
• Khách hàng hạnh phúc, em cũng vui lây!

Để có thời gian xoay sở: Đổi nhà cung cấp mới, tìm nguồn hàng giá rẻ hơn, hay thậm chí… đi du lịch vài ngày cũng cần! Chứ cứ ôm đồm hết thì chết!

• Tìm kiếm các nguồn hàng chất lượng hơn, giá cả tốt hơn.
• Mở rộng thị trường, kinh doanh thêm nhiều mặt hàng mới.

Nói chung là để sống sót trong thương trường khốc liệt này! Cạnh tranh bây giờ ác liệt lắm chị ạ, không có dự trữ thì toi! Em còn nhớ hồi tháng 7 vừa rồi, doanh thu cửa hàng em tăng vọt 30% vì được trữ sẵn hàng Tết! Thật là sung sướng!

Tại sao phải quản lý kho?

Chị hỏi thế làm Em thấy mình như "thánh vét kho" ấy! Quản lý kho á? Đơn giản là để tiền không "bốc hơi" thôi. Chứ để kho bãi như cái chợ vỡ thì... ôi thôi, lỗ chỏng gọng.

• Tiết kiệm chi phí: Kho lớn như cái "mồm" há rộng, nuốt điện nước, nhân công ầm ầm. Quản lý tốt thì "mồm" bé lại, tiền còn để làm việc khác. Chứ ai đời ôm cả đống hàng "ế chỏng gọng" rồi khóc ròng.
• Ví dụ, thay vì "ôm" cả lô hàng từ năm ngoái, quản lý tốt giúp "tống" đi sớm, lấy vốn xoay vòng. Chứ để hàng mốc meo, chẳng khác nào "ném tiền qua cửa sổ".

Mà Chị biết không, quản lý kho còn giúp mình "chảnh" hơn với khách nữa đó! Khách hỏi gì cũng có, cần gì cũng chiều, ai mà chẳng "iu".

Tại sao phải kiểm kê cuối năm?

Chị hỏi em câu này làm em nhớ tới hồi bé, cứ Tết đến là mẹ em lại lôi hết đồ đạc trong nhà ra kiểm kê, xong kiểu gì cũng lòi ra mấy thứ "lạc trôi" đâu đó. Kiểm kê cuối năm cũng thế, không khác gì dọn nhà đón Tết cho sổ sách cả.

• "Dọn dẹp" sổ sách: Kiểm kê cuối năm như là "tổng vệ sinh" cho kho hàng, giúp đảm bảo số liệu tồn kho chính xác. Sai một li đi một dặm, sai số tồn kho thì kế hoạch "đi tong".
• "Bắt bệnh" cho doanh nghiệp: Kiểm kê giúp phát hiện hàng hóa bị hỏng, lỗi thời, hoặc "mất tích". Coi như đi khám sức khỏe định kỳ cho hàng hóa, cái nào yếu thì "bồi bổ", cái nào "đi" rồi thì "tiễn".
• "Đo lường" sức khỏe tài chính: Số liệu kiểm kê chính xác giúp tính toán lợi nhuận và phân tích tài chính chính xác. Chứ tính toán sai, "bốc thuốc" nhầm thì "toang".
• "Vừa lòng" khách hàng: Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ai mà chẳng thích được phục vụ nhanh chóng, hàng hóa đầy đủ, chứ "treo đầu dê bán thịt chó" thì ai mà quay lại.

Nói chung, kiểm kê cuối năm không chỉ là việc của kế toán, mà là việc của cả công ty. Như kiểu cả nhà cùng dọn nhà đón Tết ấy, ai cũng có phần, ai cũng vui. À mà Chị đã kiểm kê kho chưa đấy? Em thấy dạo này chị hay "quên" mấy món đồ mới mua lắm nha.

• Năm nay có gì mới: Thay vì dùng số liệu cũ, năm nay em cập nhật số liệu mới nhất để chị nắm bắt tình hình.
• Thông tin chi tiết: Kiểm kê còn giúp chị so sánh số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, tìm ra nguyên nhân sai lệch (nếu có).
• Lưu ý: Đừng quên kiểm tra cả những hàng hóa đang "nằm vùng" ở kho khác nhé, kẻo lại "xót" của.