Books of Prime Entry là gì?

Books of Prime Entry là gì? Tìm hiểu khái niệm và vai trò kế toán?

Ngộ hiểu rồi. Lị hỏi về "Books of prime entry" đúng không? Để Ngộ kể cho Lị nghe theo kiểu Ngộ vẫn hay nói nha.

Cái sổ sách ghi nhận ban đầu này á, nó giống như cái nhật ký kinh doanh vậy đó. Mọi thứ diễn ra, từ cái kim sợi chỉ nhỏ nhất đến cái hợp đồng to đùng, đều phải ghi vô đây đầu tiên hết. Nó là cái "khởi nguồn" cho mọi thứ sau này.

Nhớ có lần, hồi còn làm cho cái tiệm bánh ở quận 1, có bà khách quen cứ mua bánh mì mỗi sáng, mà hôm đó bà ấy "bo" thêm 5 ngàn đồng. Cái vụ nhỏ xíu vậy đó, mà tụi Ngộ cũng phải ghi vô cái sổ bán hàng, rồi sau đó mới cập nhật vô sổ cái. Nó chi tiết lắm, chứ không có chung chung đâu.

Vai trò của nó quan trọng lắm Lị à. Nó đảm bảo mọi thứ không bị sót, không bị nhầm lẫn. Kiểu như, mình có cái bằng chứng xác thực nhất về việc gì đó đã xảy ra, chứ không phải mình "nghĩ" là có. Như cái hóa đơn vậy đó, nó là minh chứng cho một giao dịch.

Mấy cái sổ này, như sổ bán hàng, sổ mua hàng, sổ tiền mặt, sổ ngân hàng á, nó là cái nền tảng. Không có nó, thì cái sổ cái kia nó chỉ là mớ lộn xộn thôi. Mình không biết tiền lời, tiền lỗ từ đâu ra, ai nợ mình, mình nợ ai.

Hiểu đơn giản là, cái "Books of prime entry" nó ghi chép chi tiết từng giao dịch phát sinh đầu tiên, nó là cơ sở để cập nhật vào sổ cái sau này.

Sổ sách ghi nhận ban đầu (Books of prime entry): Là các loại sổ kế toán nơi các giao dịch kinh tế được ghi chép lần đầu tiên một cách chi tiết.

Vai trò kế toán: Cung cấp dữ liệu chi tiết, làm cơ sở cho việc tổng hợp thông tin vào sổ cái, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các giao dịch.

Payable ledger là gì?

Cái sổ cái các khoản phải trả ý hả, cái đấy thì là ghi hết nợ của mình với mấy ông nhà cung cấp ấy. Kiểu mỗi ông có một mục riêng, mình nợ bao nhiêu ghi hết vào đấy. Tự nhiên giờ lại hỏi cái này... sao mình lại biết nhỉ? À, chắc tại hồi làm kế toán, cái sổ đấy nó quan trọng lắm.

• Tóm lại là nó ghi nợ từng ông nhà cung cấp.
• Hồi xưa làm thì dùng cái này suốt, giờ nghĩ lại thấy hơi lằng nhằng mà phải làm cho đúng.
• Nguyên tắc là ghi nợ kép, nghĩa là mỗi lần có giao dịch là phải ghi vào hai bên, làm sao cho tổng nợ bằng tổng có. Cái này thì ai làm kế toán cũng biết mà, nhỉ?
• Quan trọng lắm đó, sai là mệt à. Phải đối chiếu với hóa đơn, với hợp đồng các kiểu nữa.
• Có nhiều loại sổ cái lắm, mà cái sổ này nó chuyên về mấy khoản mình phải trả cho người ta.

Cái này nó là một phần của hệ thống kế toán tổng hợp, giúp mình theo dõi được dòng tiền ra vào, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn. Sổ cái các khoản phải trả nó còn giúp dự báo dòng tiền nữa, biết được bao giờ thì phải trả tiền cho ai, bao nhiêu tiền. Cái này là bắt buộc phải có trong mọi doanh nghiệp đó.

Capital introduced là gì?

Ê Lị, Lị hỏi cái Capital introduced đó hả? Trời ơi, cái này Ngộ nhớ hồi đó học cũng hơi nhức đầu á. Nhưng mà nói nôm na dễ hiểu thôi, nó là tiền mà chủ sở hữu bỏ thêm vô trong công ty đó Lị. Tức là ban đầu mình có vốn rồi, nhưng mà sau này, vì muốn mở rộng hay cần mua thêm đồ, Ngộ lại bỏ vô thêm, cái đó là Capital introduced đó. Chứ không phải tiền mình làm ăn lời ra đâu nha.

Tiền lời ra từ việc kinh doanh á, cái đó mới là Profits. Như cái tiệm bánh Ngộ đang đinh mở nè, ban đầu Ngộ tính bỏ ra 50 triệu. Xong thấy cần thêm cái máy đánh bột xịn, Ngộ phải bơm thêm 10 triệu nữa. Thì cái 10 triệu đó chính là Capital introduced đó Lị.

À mà sẵn nói luôn, còn cái Drawings nữa, cái này là ngược lại. Là khi mình rút tiền từ công ty ra xài riêng đó. Ngộ hay bị cái này lắm nè, kiếm được chút là rút ra đi ăn liền à. Hehe. Khó kiểm soát thật đó.

Để Lị dễ hình dung thêm nè:

• Capital Introduced là tổng số vốn được chủ sở hữu đưa vào doanh nghiệp để tăng cường nguồn lực tài chính.
• Nó có thể dưới dạng tiền mặt hoặc tài sản (như thiết bị, máy móc, bất động sản).
• Mục đích thường là mở rộng hoạt động kinh doanh, tài trợ dự án mới, hoặc bù đắp thâm hụt vốn tạm thời.
• Không phải là nợ vay từ ngân hàng hay các tổ chức khác, và cũng không phải doanh thu từ hoạt động bán hàng.
• Khi chủ sở hữu đóng góp thêm vốn, vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ tăng lên, giúp tăng khả năng thanh toán và đầu tư.

Sales day book là gì?

Ối dồi ôi Lị ơi, nghe cái tên tiếng Anh sang chảnh vậy thôi chứ nói toẹt ra cho nó vuông, Sales day book chính là cuốn sổ ghi nợ phiên bản văn minh lịch sự của mấy công ty đó Lị. Nó là cuốn sổ chuyên đi ghi lại mấy cái giao dịch bán chịu, bán thiếu của công ty.

Nó ghi lại chi tiết còn hơn cả nhật ký bồ cũ của Lị viết về Lị nữa đó. Ai nợ tiền, nợ bao nhiêu, mua cái gì mà nợ... là nó lôi ra hết, chạy đằng trời. Cuốn sổ này nó chỉ ghi bán chịu hàng hóa thôi nha, chứ bán tài sản hay thu tiền mặt liền là nó không có thèm ngó tới đâu.

Trong cái cuốn sổ đó nó có mấy cái mục trời đánh này nè:

• Tên thánh của con nợ: Chính là tên khách hàng đó Lị.
• Ngày tháng gây án: Ngày tháng trên cái hóa đơn bán hàng.
• Số hóa đơn: Cái tờ giấy lộn quan trọng để làm bằng chứng đi đòi nợ.
• Số tiền nợ rành rành: Tổng số tiền trên hóa đơn mà khách chưa có trả.

Ngộ hồi xưa đi làm cho bà chị họ bán mỹ phẩm, cuối tháng ôm cái cuốn này đi đòi nợ mà muốn rụng rời tay chân. Ghi ghi chép chép xong rồi đi đòi, nó cực như đi đày vậy đó Lị ơi.

Cash book là gì?

Đêm rồi Lị ha. Ngộ ngồi đây, dưới ánh đèn vàng vọt, nghĩ lan man về mấy con số nhảy múa trong đầu. Lị hỏi Ngộ sổ quỹ là gì, tự dưng Ngộ lại thấy nó giống như cuốn nhật ký của tiền bạc, một cuốn nhật ký thật thà đến mức tàn nhẫn.

Mỗi một dòng ghi xuống là một nhịp thở của cả một guồng máy. Tiền vào, một hơi thở căng tràn, đầy ắp. Tiền ra, một tiếng thở dài nhẹ bẫng. Cứ vào rồi ra, ra rồi vào, đều đặn trên từng trang giấy. Nó ghi lại dấu chân của từng đồng bạc, đi đâu, về đâu, ở lại bao lâu.

Ngộ còn nhớ cuốn sổ tay của ba, cái hồi ba còn buôn bán nhỏ. Bìa da đã sờn, giấy đã ngả màu, thơm cái mùi của năm tháng. Tối nào ba cũng cặm cụi ghi ghi chép chép, tiếng lật giấy sột soạt trong đêm nghe sao mà bình yên. Cuốn sổ đó, nó là cả một đời người đó Lị.

Sổ quỹ (Cash Book) là một loại sổ kế toán phụ, được sử dụng để ghi chép tất cả các giao dịch liên quan đến tiền, bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, theo trình tự thời gian.

• Chức năng kép:Sổ quỹ hoạt động vừa như một Sổ Nhật Ký (Journal) ghi lại giao dịch phát sinh, vừa như một Sổ Cái (Ledger) cho tài khoản tiền mặt và ngân hàng.
• Mục đích chính: Cung cấp một bản ghi chép đầy đủ và cập nhật về tất cả các khoản thu và chi bằng tiền, giúp kiểm soát dòng tiền và đối chiếu số dư tiền mặt, ngân hàng một cách dễ dàng.
• Các loại sổ quỹ phổ biến:
  • Sổ quỹ cột đơn (Single-column cash book): Chỉ ghi chép các giao dịch tiền mặt.
  • Sổ quỹ hai cột (Double-column cash book): Ghi chép riêng biệt cho giao dịch tiền mặt và giao dịch qua ngân hàng.
  • Sổ quỹ ba cột (Triple-column cash book): Bao gồm cột tiền mặt, ngân hàng và một cột dành cho chiết khấu thanh toán.
  • Sổ quỹ chi tiêu lặt vặt (Petty cash book): Dùng để ghi lại các khoản chi tiêu nhỏ, thường xuyên trong doanh nghiệp.

Credit note và debit note khác gì nhau?

Lị hỏi Ngộ, về hai tờ giấy, một ghi nợ, một ghi có. Nghe sao mà rối rắm. Nhưng Lị à, nó giống như những lời thì thầm giữa người mua và kẻ bán thôi. Một lời nhắc nhẹ, một lời xoa dịu. Chỉ là những con chữ trên giấy, mà kể bao nhiêu chuyện...

Chiều nay mưa bay ngoài cửa sổ, Ngộ lại nhớ những cuộn sổ cũ. Cái tờ giấy báo nợ ấy, debit note ấy, nó như một cái vỗ vai nhẹ. Này Lị, có phải Lị quên ghi gì không, có phải sắp tới ngày trả tiền không. Nó là lời nhắc của người mua, rằng hóa đơn của Lị có chút thiếu sót, cần thêm vào. Một lời nhắc nhở thôi mà.

Còn cái giấy báo có, credit note, nó lại dịu dàng hơn. Nó là cái cúi đầu nhận lỗi. Khi món hàng Ngộ gửi Lị chẳng may sứt mẻ, khi Lị muốn trả lại vì không ưng. Ngộ sẽ gửi Lị tờ giấy ấy, như một lời ghi nhận, rằng Ngộ đã nhận lại hàng, rằng số tiền Lị nợ Ngộ đã vơi đi rồi. Một sự điều chỉnh ngọt ngào.

Vậy đó Lị. Một bên là nhắc nhở, một bên là ghi nhận.

• Debit note (giấy báo nợ) được bên mua phát hành để thông báo cho bên bán về một khoản nợ hoặc điều chỉnh tăng hóa đơn.

  • Hóa đơn gốc bị ghi thiếu giá trị.
  • Nhắc nhở về một khoản thanh toán sắp đến hạn.
  • Điều chỉnh tăng số tiền trên hóa đơn đã phát hành.

• Credit note (giấy báo có) được bên bán phát hành để thông báo cho bên mua về một khoản tín dụng hoặc điều chỉnh giảm hóa đơn.

  • Hàng hóa giao bị lỗi, hư hỏng hoặc sai quy cách.
  • Khách hàng trả lại hàng hóa đã mua.
  • Giảm giá cho khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn.

• Bên phát hành là khác nhau.Bên mua phát hành Debit note để yêu cầu điều chỉnh. Ngược lại, bên bán phát hành Credit note để xác nhận việc giảm trừ công nợ cho bên mua.

• Về bản chất, Debit note làm tăng khoản phải trả của người mua, còn Credit note làm giảm khoản phải thu của người bán.

• Chúng đều là chứng từ thương mại, dùng để điều chỉnh nội dung trên hóa đơn đã phát hành trước đó, chứ không thay thế hóa đơn.

Chỉ là những tờ giấy thôi mà cất giữ bao nhiêu là tin nhắn. Ngộ lại nghĩ miên man rồi. Ngoài kia mưa vẫn rơi, Lị à.

Credit note do ai phát hành?

Ê Lị! Lị hỏi vụ Credit Note hả, Ngộ rành lắm nè! Credit Note đó, là do BÊN BÁN nó phát hành nha Lị. Kiểu như mình bán hàng xong rồi có chuyện gì đó phát sinh, thí dụ khách trả lại hàng hay hàng bị lỗi, mình cần phải sửa cái hóa đơn đã xuất ra trước đó á. Cái này quan trọng ghê luôn á, không có là sổ sách lộn xộn hết.

Mục đích chính của nó là để điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn gốc mà mình đã xuất cho khách hàng rồi đó. Ngộ nhớ hồi đó làm kế toán bên công ty vật liệu xây dựng Gia Phát nè, có lần khách trả mấy lô gạch bị sứt mẻ nhiều lắm, mình phải xuất cái này để họ khỏi thanh toán phần gạch lỗi đó đó Lị. Hoặc đôi khi mình chiết khấu thêm, mình cũng dùng luôn á. Nó giúp mình quản lý doanh thu tốt hơn nhìu.

Vậy nên, Lị hình dung nó giống như một tờ giấy xác nhận là mình nợ lại khách hàng một khoản tiền nào đó đó, chứ không phải mình thu thêm của họ đâu. Mấy cái trường hợp mà cần tới Credit Note này nè, Ngộ liệt kê cho Lị xem nè:

• Hàng hóa mà bị lỗi, bị hư hay không đúng yêu cầu, khách trả lại mình đó Lị.
• Mình lỡ ghi sai xót trên hóa đơn gốc á, như là ghi nhầm giá, số lượng hay là tính thuế.
• Có cái vụ mình giảm giá, chiết khấu thêm cho khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn cho họ rồi.
• Khách họ muốn trả lại hàng đó, vì lý do gì đó của họ mà mình chấp nhận thôi.
• Có khi hủy bỏ dịch vụ mà đã lỡ xuất hóa đơn trước đó rồi đó.

Credit Note do ai phát hành?Credit Note được phát hành bởi người bán để điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn đã xuất. Mục đích là để hủy một phần hoặc toàn bộ giá trị hóa đơn khi có các trường hợp như hàng lỗi, trả lại, sai sót hóa đơn, hoặc giảm giá sau bán hàng.

Có bao nhiêu loại TK kế toán?

Lị à, đêm khuya rồi. Ngộ cũng đang ngồi đây, đầu óc cứ quay cuồng mãi thôi. Lị hỏi về tài khoản kế toán hả? Ngộ nhớ mang máng là có mấy loại ấy, chứ để mà liệt kê hết ra thì giờ này chắc cũng khó lắm.

Chỉ nhớ đại khái là có mấy cái liên quan đến tài sản, rồi nợ nần, rồi thì doanh thu, chi phí... Nói chung là lằng nhằng lắm, mỗi cái nó lại có một cái mã số riêng.

...

• Tài sản ngắn hạn: Những gì mình có, xài trong vòng 1 năm.
• Tài sản dài hạn: Những thứ mình có, dùng lâu hơn.
• Nợ phải trả: Tiền mình nợ người khác.
• Vốn chủ sở hữu: Tiền của mình, của chủ ấy.
• Doanh thu: Tiền mình kiếm được từ bán hàng.
• Chi phí sản xuất, kinh doanh: Tiền mình bỏ ra để làm ra cái bán đi.
• Thu nhập khác: Mấy khoản tiền từ trên trời rơi xuống ấy mà.

Nói chung là thế đấy Lị ạ. Ngộ biết là có một cái bảng hệ thống tài khoản mới nhất theo Thông tư 200 đấy, có cả file Excel nữa. Nó chi tiết lắm, ai làm kế toán chắc ai cũng biết.

...

• Mã số tài khoản: Là một dãy số để định danh từng tài khoản.
• Tên tài khoản: Tên gọi cụ thể của từng loại tài khoản.
• Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn.
• Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn.
• Tài khoản loại 3: Nợ phải trả.
• Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu.
• Tài khoản loại 5: Doanh thu.
• Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Tài khoản loại 7: Thu nhập khác.

Khi nào ghi Debit, khi nào ghi Credit?

Trời thần đất lở, Lị hỏi câu này làm Ngộ nhớ hồi xưa đi học kế toán muốn rụng nụ. Đơn giản lắm, đừng có nghĩ nó là cộng trừ gì cho mệt óc.

Lị cứ tưởng tượng vầy cho dễ, Debit (Nợ) là bên tay trái, Credit (Có) là bên tay phải. Tay nào cũng là tay của mình, đâu có tay nào tốt tay nào xấu. Quan trọng là Lị dùng nó để làm gì, ghi cái gì vô thôi. Nó chỉ là hai cái cột để mình quăng số vô cho cân bằng như nghệ sĩ xiếc đi trên dây vậy đó.

Cái mớ tài sản với chi phí nó ưa bên trái lắm, cứ có biến là nó nhảy qua bên Nợ nó ngồi. Còn mấy bà nợ phải trả, vốn, doanh thu thì lại thích điệu đà ngồi bên Có. Tụi nó như chó với mèo, cứ hễ thằng này tăng là thằng kia giảm, chạy qua chạy lại chóng hết cả mặt.

GHI NỢ (Debit - Dr.) KHI:

• Tài sản tăng (Tiền vô túi, mua được xe mới)
• Chi phí tăng (Trả tiền điện, tiền nước, tiền nhậu)
• Nợ phải trả giảm (Trả nợ cho người ta, nhẹ cả người)
• Vốn chủ sở hữu giảm (Chủ rút vốn đi mua hột xoàn)
• Doanh thu giảm (Bị khách trả lại hàng, ế chỏng vó)

GHI CÓ (Credit - Cr.) KHI:

• Tài sản giảm (Tiền bay khỏi ví, bán cái xe cũ)
• Chi phí giảm (Được hoàn lại tiền gì đó, sướng rơn)
• Nợ phải trả tăng (Đi vay thêm nợ, mặt dày mày dạn)
• Vốn chủ sở hữu tăng (Chủ bỏ thêm tiền vô làm ăn)
• Doanh thu tăng (Bán được hàng, tiền về rủng rỉnh)

Hồi đó Ngộ đi học, bà cô kế toán già chát bả gõ thước lên đầu Ngộ, bả nói: Mày cứ nhớ tài sản với chi phí mà tăng thì auto vứt sang bên NỢ. Cứ thế mà làm, sai tao chịu. Ngộ nhớ tới giờ luôn đó Lị.