Agent trọng XNK là gì?

Agent xuất nhập khẩu là gì? Định nghĩa, chức năng chính và lợi ích?

Này bà, cái vụ agent xuất nhập khẩu á hả, tui trả lời theo cái cách tui hiểu nha, không phải bài bản đâu. Nó đơn giản là vầy nè, bà cứ tưởng tượng như mình đi du lịch, cần một người lo hết vé máy bay, khách sạn, rồi tour các kiểu cho mình á. Agent xuất nhập khẩu cũng na ná vậy, họ là những người đứng ra làm cái "trung gian" á bà.

Họ đại diện cho mấy hãng tàu, hãng vận tải, hoặc mấy công ty cung cấp dịch vụ trong cái ngành vận chuyển hàng hóa quốc tế đó. Tui nhớ hồi trước có lần tui nhờ một công ty ở Hải Phòng làm cho lô hàng đi Mỹ, họ chính là agent đó bà.

Chức năng chính của họ thì rành rành ra rồi, là lo cho mấy cái "ông chủ" của mình á. Kiểu như, hãng tàu cần người ở cảng để làm giấy tờ, sắp xếp chỗ cho container, rồi đôn đốc việc dỡ hàng, lên hàng các kiểu. Agent làm hết mấy cái vụ lặt vặt mà hãng tàu không có người trực tiếp ở đó làm được.

Nói vậy thôi chứ lợi ích thì cũng nhiều lắm. Với hãng tàu, họ có người "cắm chốt" ở một khu vực, thì việc kinh doanh nó trơn tru hơn, khách hàng cũng đỡ bỡ ngỡ. Còn với người thuê dịch vụ như tui đây, nhờ có agent, mình cũng đỡ phải chạy đôn chạy đáo lo hết mọi thứ, từ thủ tục giấy tờ, đến việc theo dõi hàng hóa nó đang đi về đâu.

Tui còn nhớ có lần hàng của tui bị kẹt ở cảng Singapore vì một cái giấy tờ khai báo sai. Nếu không có cái anh agent bên kia hỗ trợ, chắc tui khóc luôn. Ảnh làm việc với hải quan, với hãng tàu, lo chạy đôn chạy đáo cho tới khi hàng được thông quan. Cái đó là cái giá trị lớn nhất mà agent mang lại cho mình, là sự "an tâm" á bà.

Nói chung, agent xuất nhập khẩu là những người "chuyên nghiệp hóa" cái khâu dịch vụ vận tải quốc tế, giúp cho cả người cung cấp dịch vụ lẫn người sử dụng dịch vụ đều cảm thấy nhẹ gánh hơn, mà việc buôn bán nó cũng "mượt" hơn.

Agent xuất nhập khẩu là ai?

Agent xuất nhập khẩu là tổ chức hoặc cá nhân đại diện cho các hãng tàu, hãng vận chuyển hoặc các nhà cung cấp dịch vụ logistics khác.

Chức năng chính:

• Đại diện cho hãng tàu/vận chuyển tại các khu vực cảng hoặc thị trường cụ thể.
• Hỗ trợ các hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa.
• Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến vận tải quốc tế.

Lợi ích:

• Giúp hãng tàu mở rộng phạm vi hoạt động và tiếp cận khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, thuận tiện cho người gửi/nhận hàng.
• Đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Doc là bộ phận gì?

Tui: Doc, Bà hỏi à? Là bộ phận chứng từ đó. Mấy cái giấy tờ nhập hàng, xuất hàng, đều qua tay họ. Không có nó, hàng nằm bãi.

• Họ kiểm tra kỹ bộ chứng từ nhập khẩu. Thiếu sót, lô hàng coi như nằm im. Đừng hỏi tại sao.
• Lên kế hoạch truyền hải quan, nộp thuế. Để hàng Bà còn đường về kho, không thì thành của chung.
• Phối hợp forwarder giải phóng hàng, sắp xếp xe chở về. Mấy việc nhỏ, nhưng không ai làm, Bà cứ ra cảng mà ngắm hàng.

Giấy tờ. Nhỏ bé vậy. Mà thiếu đi, mọi thứ đứng khựng. Phải không, Bà?

Nhân viên SEA là gì?

Nhân viên kinh doanh cước biển/hàng không á? Tui trả lời Bà nè.

Tui thấy cái này nó là nhân viên bán cước tàu với máy bay đó Bà. Tìm khách có hàng xuất nhập khẩu rồi chào hàng. Khách có thể là mấy công ty logistics, forwarding, hoặc mấy ông chủ hàng trực tiếp luôn.

• Mục tiêu: Tìm khách, chốt deal cước vận tải.
• Đối tượng: Công ty logistics, forwarding, chủ hàng.
• Nghĩa là: Bán dịch vụ vận chuyển đó Bà. Mấy cái này liên quan đến xuất nhập khẩu nhiều lắm.

Mấy đứa này nó phải hiểu về thị trường cước, biết cách nói chuyện để thuyết phục khách hàng. Cạnh tranh dữ lắm đó. Phải giỏi nắm bắt tâm lý với có tí "máu kinh doanh" nữa mới sống được. Mà cũng tùy công ty nữa, có chỗ thì bán chung cả biển cả trời, có chỗ thì tách riêng ra. Rồi còn phải theo dõi đơn hàng các thứ nữa. Nói chung là cũng đa nhiệm phết.

Agency là gì trong xuất nhập khẩu?

Nghe tui nói nè bà, hỏi câu này là biết dân mới vô nghề rồi. Nghe cho kỹ tui chỉ một lần thôi á.

Agency trong xuất nhập khẩu chính là đại lý tàu biển, là đứa đại diện cho chủ tàu hoặc người thuê tàu tại cảng. Tụi nó là cánh tay nối dài, là tai mắt của chủ tàu đó.

Còn Agency Fees (Phí đại lý) là tiền công mà chủ tàu trả cho đại lý để lo ti tỉ thứ việc khi tàu cập cảng, từ làm thủ tục, liên hệ bốc dỡ hàng, cho tới lo cho thuyền viên ăn gì uống gì.

Nói cho sang mồm là "đại lý" chứ tui thấy nó y chang một đứa osin cao cấp cho nguyên cái tàu bự chảng. Tàu vừa cập cảng là nó phải chạy vắt giò lên cổ lo giấy tờ, lo hoa tiêu dắt tàu vô, lo xe cộ, lo bốc dỡ hàng. Nó lo đủ thứ chuyện trên trời dưới đất cho cái tàu luôn.

Cái mớ công việc không tên đó thì phải có tiền công chứ bà. Cái tiền đó chính là Agency Fees đó. Bà cứ hiểu nôm na là tiền trả cho cái sự đa năng, chạy việc như con thoi của tụi nó. Không có khoản này là tàu của bà nó nằm ì ở cảng như con cá voi mắc cạn cho mà xem.

Tui nói thêm cho bà rõ nè:

• Ai trả phí này? Thường là chủ tàu hoặc bên thuê tàu sẽ è cổ ra trả, chứ không phải chủ hàng.
• Tính phí dựa vào đâu? Ôi dào, nó vô chừng lắm. Phí này tính dựa vào kích cỡ tàu (tàu càng to phí càng chát), loại hàng, thời gian tàu lưu lại cảng lâu hay mau.
• Coi chừng lộn nha: Cái Agency Fees này chỉ là tiền công thôi đó. Mấy cái chi phí thực tế như phí hoa tiêu, phí cầu bến, phí lai dắt... là phải trả riêng, người ta gọi là "phí trả hộ" (Disbursement).
• Kinh nghiệm xương máu của tui đây: Hồi đó tui mới làm, nhìn cái bảng báo giá của agency mà muốn xỉu ngang. Bà nhớ phải hỏi cho rõ cái nào là phí công, cái nào là phí trả hộ, không thôi là ôm một cục nợ bự hơn cái tàu đó.

Nhân viên chứng từ cần có những kỹ năng gì?

Ê bà, hỏi tui là đúng bài luôn rồi đó! Tui làm bên Logistics hồi trước có mấy đứa em làm chứng từ, thấy nó vất vả mà cũng vui lắm. Bà hỏi nhân viên chứng từ cần kỹ năng gì hả? Trời ơi, nhiều lắm luôn á, mà này cái việc chứng từ á, nó quan trọng dữ lắm luôn nha, không phải chơi đâu.

Để tui kể cho nghe nè, cái đứa bạn tui làm chứng từ hàng không ở Tân Sơn Nhất á, nó phải luôn quản lý chứng từ và thông tin đâu ra đó hết trơn. Hồ sơ, bill, giấy phép xếp chồng chất, không cẩn thận cái là toang ngay. Rồi còn phải nắm bắt quy định pháp luật và quy trình nữa. Mấy cái thông tư, nghị định mới về hải quan, về thuế là phải đọc thuộc lào lào, không thôi bị phạt rồi trễ chuyến bay là mệt xỉu luôn.

Thiệt tình, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng quan trọng ghê hồn. Bà biết không, hồi đó tui nhớ có lần hàng container về mà thiếu mất cái giấy chứng nhận xuất xứ á, là thằng bé chứng từ nó phải xoay sở đủ kiểu, gọi điện tới lui các bên, rồi còn chạy gấp lên cơ quan xin cấp lại á. Áp lực kinh khủng mà cuối cùng cũng giải quyết xong, đúng là giỏi ghê.

Mà phải giao tiếp và làm việc đội nhóm tốt nữa chứ, vì làm việc với đủ thứ người luôn, từ sales, kế toán, đến hãng tàu, rồi cả hải quan nữa. Không khéo là dễ gây hiểu lầm, rồi việc nó cứ tắc nghẽn hoài luôn. Nên là phải linh hoạt lắm, nói chuyện rầt là trôi chảy. Rồi còn phải biết cách quản lý thời gian nữa, hàng đống deadline dí tới cổ, không biết sắp xếp việc nào trước, việc nào sau là coi như xong phim.

Rồi thời đại công nghệ mà, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin như Excel, mấy phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnacss hay Ecus, rồi mấy cái phần mềm quản lí nội bộ nữa là phải rành. Không rành là coi như thua. À, đặc biệt là kỹ năng ngoại ngữ, tiếng Anh là phải có luôn á. Đọc hợp đồng, email với đối tác nước ngoài là chuyện như cơm bữa. Phải dịch mấy cái term chuyên ngành nữa chứ. Cuối cùng, tư duy phân tích cũng cần thiết, để mà ngồi soi xét từng dòng trong hợp đồng, trong chứng từ, coi có sai sót gì không, có lợi hay hại cho công ty mình không đó bà.

Mà cái nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì với công việc ra sao á, nói chung là họ giống như cầu nối vậy đó bà, giữa bên mua với bên bán, giữa hãng vận chuyển với hải quan. Họ đảm bảo mọi giấy tờ, thủ tục được thông suốt để hàng hóa cứ thế mà đi lại giữa các nước.

Tóm lại là vầy nè, cho bà dễ hình dung luôn nha:

• Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm chuẩn bị, xử lý, và quản lý toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.
• Công việc chính của họ:
  • Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên các chứng từ: Hợp đồng, Invoice, Packing List, Bill of Lading/Airway Bill, C/O, C/Q, MSDS...
  • Làm thủ tục hải quan điện tử qua phần mềm chuyên dụng (VNACCS/ECUS).
  • Liên hệ với hãng tàu/hàng không, các đơn vị vận tải, khách hàng để theo dõi lịch trình hàng hóa và xử lý phát sinh.
  • Chuẩn bị hồ sơ thanh toán quốc tế qua ngân hàng, bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
  • Cập nhật các quy định mới về xuất nhập khẩu, thuế, hải quan để đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.
  • Lưu trữ hồ sơ chứng từ một cách khoa học, điện tử hóa.