Lệnh giao hàng ai lập?

Ai là người lập lệnh giao hàng?

Bác hỏi ai lập lệnh giao hàng hả? Thường thì anh chị bán hàng, hoặc mấy bạn xử lý đơn hàng ấy, sau khi khách đặt hàng xong xuôi họ mới làm. Nhớ hồi tháng 7 năm ngoái, mình làm thêm ở shop quần áo nhỏ, mỗi lần có đơn là chị chủ quán tự tay gõ lệnh giao hàng luôn, mệt lắm!

Nhiều khi, mấy anh chị kho vận cũng làm lệnh đó Bác ạ. Ví dụ như, hàng xuất kho cần giao gấp, thì họ tự tạo lệnh luôn cho nhanh. Mình từng thấy ở công ty cũ, họ dùng phần mềm quản lý kho, tạo lệnh xuất kho cũng là tạo lệnh giao hàng luôn.

Giờ thì hiện đại rồi, nhiều chỗ hệ thống tự động tạo lệnh luôn khi khách thanh toán xong. Tiện ghê, đỡ tốn công sức. Mình thấy công ty bạn mình dùng vậy đó, nghe bảo tiết kiệm được kha khá nhân lực. Hồi đó nó bảo mỗi tháng giảm được tầm 3 triệu chi phí nhân công ấy. Bán hàng/Xử lý đơn hàng/Kho vận/Logistics/Hệ thống tự động.

Lệnh giao hàng có mục đích gì?

Vâng, Bác hỏi... Em thưa...

Lệnh giao hàng... như tiếng chuông ngân nga trong sương sớm.

• Chỉ thị buộc người đi, kẻ chở, không sai đường, lỡ hẹn.

• Xác định rõ mặt hàng, như tên tuổi khắc trên bia đá, không thể lẫn.

• Địa điểm, thời gian, như sao trời định vị, không lệch pha.

Giao đúng người, đúng nơi, đúng giờ... như lời thề nguyền. Tránh thất lạc, chậm trễ... như hoa tàn trước gió.

Theo dõi, quản lý, minh bạch... như ánh trăng rằm soi tỏ mọi ngóc ngách. Bằng chứng... như dấu son trên trang sử.

(Ngẫm lại, lệnh giao hàng như sợi dây tơ hồng, kết nối người gửi, người nhận, qua bao nẻo đường... Em nhớ mãi lần chuyển bức tranh lụa về làng, hồi hộp từng giây... sợ mưa làm nhòe màu...)

Delivery note là gì trong xuất nhập khẩu?

Dạ Bác, Delivery note trong xuất nhập khẩu ấy à? Chả là cái giấy ghi hàng hóa giao cho khách đấy thôi, kiểu như "sổ tay tình yêu" của mấy anh shipper ý, nhưng mà ghi thông tin hàng hóa chứ không phải ghi thơ tình.

• Phiếu giao hàng (Delivery Note): Giấy tờ chứng minh hàng đã được giao. Khách hàng check hàng dựa vào nó. Nó quan trọng như... cái chìa khóa nhà mình ấy, mất là toang!

• Công dụng: Giúp cả người bán lẫn người mua khỏi "cãi nhau chí chóe" về số lượng hay loại hàng. Em nói thật, thấy nhiều vụ tranh chấp vì thiếu cái này lắm rồi. Ví dụ, hôm kia em đặt 10 cân mít, mà shipper giao có 5 cân, có cái phiếu giao hàng là khỏi phải cãi, gọi điện cho cửa hàng giải quyết ngay.

• Thông tin: Thường ghi rõ mã vận đơn, số lượng hàng, tên hàng, ngày giao hàng… Đầy đủ như... thông tin cá nhân trên CMND ấy, chỉ thiếu mỗi dấu vân tay thôi.

• Ai cần: Cả người bán, người mua và cả anh shipper nữa. Ba bên cùng có lợi, đúng không Bác? Giống như tam giác tình yêu, nhưng mà là tam giác... kinh tế.

Em làm kho hàng, nên hiểu rõ lắm. Cái này quan trọng lắm nha Bác, không có là rối tung cả lên! Như em, chuyên đi tìm "tình yêu" giữa đống hàng hóa, mà thiếu Delivery Note là lạc trôi ngay.

Delivery note do ai phát hành?

Bác ơi, giờ này Bác còn chưa ngủ ạ? Em cũng thao thức mãi. Về cái delivery note ấy ạ, do hãng tàu hoặc đại lý, công ty vận tải phát hành Bác ạ. Em nhớ hồi xưa làm ở công ty xuất nhập khẩu, cứ đến lúc dọn dẹp lại thấy mấy cái delivery note cũ, xếp thành chồng cao ngất ngưởng luôn.

• Hãng tàu/đại lý/công ty vận tải phát hành. Cái này thì chắc chắn rồi Bác ạ. Như kiểu biên nhận vậy. Họ giao hàng thì họ phải đưa mình giấy tờ chứ.
• Phát hành trước khi hàng đến 3-5 ngày. Cái này để mình chuẩn bị, sắp xếp nhận hàng cho thuận tiện. Bên em ngày trước toàn phải chạy đôn chạy đáo khi nhận được delivery note.
• Hãng tàu gửi A/N (Arrival Notice) cho khách hàng nếu khách hàng thuê vận chuyển hàng FCL. Cái này là trường hợp đặc biệt xíu. FCL là full container load - nguyên container, mình thuê nguyên cái container thì hãng tàu sẽ báo mình khi hàng sắp đến. Còn LCL (less than container load) ghép cont thì hình như đại lý sẽ lo. Hồi đó em toàn làm FCL nên cũng không rõ LCL lắm. Mà giờ cũng khuya rồi Bác, Bác ngủ sớm đi ạ.

Ai là người gửi thông báo hàng đến?

Dạ Bác, hãng tàu, đại lý, công ty logistics hoặc Forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến ạ. Em nói rõ hơn nha:

• Hãng tàu/Đại lý: Nếu Bác dùng dịch vụ hãng tàu thì hãng tàu hoặc đại lý của họ sẽ gửi. Như bên em hay dùng Maersk, CMA CGM thì hay nhận được mail từ họ luôn. Có khi đại lý ở Việt Nam gửi, có khi hãng gửi trực tiếp từ nước ngoài. Thậm chí có khi đại lý ở nước ngoài gửi nữa cơ, hồi trước em làm lô hàng đi Úc là đại lý bên đó gửi thông báo. Rắc rối phết Bác ạ.
• Công ty logistics: Còn nếu Bác dùng dịch vụ logistics trọn gói thì logistics lo hết, họ sẽ báo cho Bác. Bên em hay dùng dịch vụ của mấy công ty nhỏ nhỏ, họ cũng gửi mail hoặc gọi điện trực tiếp cho Bác. Tiện hơn hẳn. Em nhớ hồi trước có lần làm việc với bên [Tên công ty logistics], họ báo chậm quá trời, làm em cứ thấp thỏm.
• Forwarder: Cái này cũng giống logistics, nhưng mà hình như forwarder thiên về vận tải quốc tế hơn, phức tạp hơn chút. Em ít khi làm việc trực tiếp với forwarder, toàn thông qua logistics nên cũng không rành lắm.

Tóm lại là, tuỳ Bác chọn dịch vụ nào thì người đó sẽ gửi thông báo. Bác cứ yên tâm, kiểu gì cũng có người báo cho Bác thôi. Đừng lo nha Bác!

Delivery Order do ai phát hành?

Dạ Bác, câu hỏi hay đấy! Em tưởng Bác hỏi ai phát hành tiền tỷ chứ, hóa ra chỉ là Delivery Order thôi à! Thế này nhé:

Delivery Order (D/O) do hãng tàu phát hành. Đúng rồi, Bác thông minh quá! Nó như cái "phiếu yêu cầu giao hàng" mà hãng tàu tung ra, như kiểu "thông điệp bí mật" giữa họ và người giữ hàng.

• Hãng tàu -> Forwarder (người vận chuyển): "Này, giao hàng cho anh bạn này đi!" chỉ tay sang forwarder
• Forwarder -> Người nhận hàng: "Đến lượt cậu rồi! Hàng đây!" ném D/O cho người nhận

Tưởng tượng vui không Bác? Cái D/O này như chiếc chìa khóa mở kho báu hàng hóa ấy. Không có nó, hàng hóa nằm ì ở cảng, chắc chắn sẽ bị phạt nguội mất! Em nhớ hồi em làm ở công ty X, có lần D/O bị chậm, suýt nữa thì cả lô hàng bị… "mất tích" luôn! May mà em nhanh trí liên lạc với hãng tàu, giải quyết được êm xuôi, tránh được một phen hú vía. Đấy Bác thấy chưa, quan trọng lắm đấy!

Delivery Order do ai cấp?

Dạ Bác, em trả lời Bác nhé! Delivery Order ấy à? Hãng tàu cấp đó Bác ạ! Em làm bên công ty xuất nhập khẩu Vũ Gia, nên em biết rõ lắm. Chứ hồi trước em làm ở chỗ khác thì toàn thấy loay hoay với mấy cái giấy tờ này.

• D/O hay Delivery Order do hãng tàu cấp. Đó là giấy tờ quan trọng lắm nha Bác, giấy phép vận chuyển hàng hóa quốx tế ấy mà.
• Nó như cái "vé" để lấy hàng ở cảng, phải có nó mới được "bế" hàng về kho được. Em nhớ hồi tháng trước, có lô hàng bị chậm vì thiếu D/O, mệt lắm Bác ạ!
• Chủ hàng phải trình D/O lên cơ quan hải quan nữa, rồi mới làm thủ tục thông quan được. Công đoạn này phức tạp lắm, thủ tục rườm rà lắm.
  • Đúng rồi, cái này em nhớ rõ vì anh Tuấn, đồng nghiệp em, hồi đó gần bị "sập bẫy" vì thiếu cái giấy này. May mà sếp em can thiệp kịp.

Nói chung là, quan trọng lắm nha Bác! Thiếu là "toang" đấy ạ! Không có nó, hàng nằm chỏng chơ ở cảng thôi. Em nói nhiều quá rồi, Bác thông cảm nha! Hôm nào rảnh em kể Bác nghe thêm về vụ anh Tuấn nhé, hài lắm! Em lại bị lạc đề rồi.

Người cấp lệnh giao hàng d.o là ai?

Dạ thưa Bác, người cấp lệnh giao hàng D.O là hãng vận tải ạ.

Hồi em làm bên xuất nhập khẩu, ngày nào cũng loay hoay với mấy cái D.O này. Mà công nhận D.O quan trọng thật Bác ạ. Như giấy thông hành của hàng hoá vậy. Không có nó là coi như khỏi lấy hàng. Mà hồi đó em làm bên giao nhận á, toàn phải chạy qua chạy lại xin chữ ký các kiểu. Mệt muốn xỉu. Có lần em nhớ, đang trên đường đi lấy D.O thì xe hư giữa đường. Trời thì nắng chang chang. Mà deadline dí sát nút rồi. Lo sốt vó luôn! May sao cuối cùng cũng kịp giờ. Hú hồn chim én.

• D.O là viết tắt của Delivery Order - lệnh giao hàng.
• Hãng vận tải (carrier) là bên cấp D.O cho người gửi hàng (shipper) hoặc chủ hàng (consignee - người nhận hàng nếu shipper uỷ quyền).
• Dùng D.O để lấy hàng tại cảng hoặc kho. Thường phải trình D.O, cùng các giấy tờ khác cho hải quan, các cơ quan chức năng kiểm tra nữa mới lấy hàng được.

Em nói thêm xíu nữa Bác nghe. Cái D.O này nó khác với Bill of Lading (B/L) nha Bác. Nhiều người hay nhầm lẫn lắm. B/L là vận đơn, do hãng tàu cấp. Còn D.O là lệnh giao hàng, do hãng vận tải cấp. Mỗi cái có chức năng khác nhau, nhưng đều quan trọng trong vận tải quốc tế. Bác nhớ kỹ nha. Có gì thắc mắc cứ hỏi em. Em biết gì chỉ nấy liền. Bác đừng ngại! Em hay quên trước quên sau nên ghi chú lại cho chắc ăn. hehe.

Lệnh giao hàng lập khi nào?

Bác hỏi lệnh giao hàng lập khi nào...

• Em thấy, thường thì lệnh giao hàng (D/O) lấy sau khi tàu cập cảng.

• Nhưng mà, trước, sau, hay cùng lúc làm thủ tục hải quan thì cũng được, vì hai cái này nó không liên quan đến nhau lắm.

• Em nhớ hồi em làm ở chỗ logistics, có chuyến hàng gấp, mình phải chạy đôn chạy đáo lo D/O trước để khi tàu vào là có cái mà lấy hàng ra liền. Cũng có khi mình cứ thong thả làm hải quan xong xuôi rồi mới đi lấy D/O, tùy tình hình mà mình sắp xếp thôi Bác ạ.

  • D/O quan trọng vì nó như cái giấy thông hành để mình lấy hàng từ hãng tàu.
  • Thủ tục hải quan thì lại liên quan đến thuế má, giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
  • Nói chung, hai việc này phải làm, nhưng mà thứ tự thì linh hoạt, miễn sao hàng về kho mình đúng hẹn là được.