Khi nào cần nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng?

Khi nào nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng? Mức 2-3% gói thầu nhỏ

Vấn đề khi nào cần nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng vốn của nhà thầu. Chính sách đặc thù cho gói thầu quy mô nhỏ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm áp lực tài chính. Hiểu đúng quy định này giúp tránh kẹt vốn và tăng cơ hội trúng thầu.

Thời điểm nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng: Quy tắc trước giờ G

Bảo đảm thực hiện hợp đồng phải được nộp trước hoặc cùng thời điểm hợp đồng chính thức có hiệu lực pháp lý. Đây là điều kiện tiên quyết để kích hoạt các điều khoản về thanh toán, tạm ứng và triển khai công việc. Lưu ý về cách tính giá trị hợp đồng thường bị nhầm lẫn dẫn đến nộp thiếu tiền bảo đảm - nội dung này sẽ được giải thích ở phần mức nộp bên dưới.

Trong thực tế, thời điểm nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng thường được quy định cực kỳ chi tiết trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc Hồ sơ yêu cầu (HSYC). Thông thường, sau khi có thông báo trúng thầu, nhà thầu sẽ có một khoảng thời gian ngắn (thường từ 5-10 ngày) để hoàn thiện bảo lãnh và nộp cho chủ đầu tư. Đừng chủ quan. Nếu bạn nộp muộn dù chỉ một ngày, chủ đầu tư có quyền hủy kết quả trúng thầu và tịch thu bảo đảm dự thầu của bạn ngay lập tức.

Việc thực hiện biện pháp bảo đảm - thường là thư bảo lãnh ngân hàng - chiếm khoảng 90-95% các trường hợp đấu thầu hiện nay do tính linh hoạt về dòng tiền cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thời gian để ngân hàng thẩm định và phát hành thư bảo lãnh có thể kéo dài 3-5 ngày làm việc. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ tài chính từ sớm là cực kỳ quan trọng để đảm bảo đúng tiến độ ký kết.

Trường hợp nào nhà thầu được miễn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng?

Không phải mọi gói thầu đều yêu cầu nhà thầu phải bỏ ra một khoản tiền đặt cọc hay bảo lãnh ngân hàng. Theo pháp luật hiện hành, có một số trường hợp không phải nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng để giảm bớt gánh nặng tài chính và thủ tục hành chính cho các bên.

Danh sách các trường hợp miễn bảo đảm

Các nhà thầu thuộc các nhóm sau đây thường sẽ được miễn trừ: Dịch vụ tư vấn: Các gói thầu thiết kế, giám sát, lập dự toán thường không yêu cầu bảo đảm.

Tự thực hiện: Khi chủ đầu tư có đủ năng lực và được phép tự thực hiện gói thầu của chính mình.

Tham gia thực hiện của cộng đồng: Các dự án nhỏ tại địa phương do người dân trực tiếp thi công. Gói thầu quy mô nhỏ: Đây là điểm cần lưu ý kỹ. Thông thường, các gói thầu có giá trị dưới 100 triệu VNĐ (đối với chi thường xuyên) hoặc dưới 1 tỷ VNĐ (đối với dự án đầu tư) thuộc hạn mức chỉ định thầu rút gọn thường sẽ được miễn nộp bảo đảm.

Nhiều nhà thầu mới vẫn làm thư bảo lãnh cho các gói thầu dịch vụ tư vấn do đọc không kỹ hồ sơ. Điều này không sai về mặt pháp lý nhưng gây lãng phí phí bảo lãnh ngân hàng và làm phức tạp hóa quy trình. Cần đối chiếu kỹ loại hình gói thầu trước khi làm việc với ngân hàng.

Mức nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng là bao nhiêu?

Mức bảo đảm thực hiện hợp đồng là bao nhiêu? Giá trị này thường nằm trong khoảng từ 2% đến 10% giá hợp đồng. Tỷ lệ chính xác sẽ do chủ đầu tư quyết định dựa trên tính chất, quy mô và rủi ro của từng dự án cụ thể. Đối với các gói thầu có tính chất phức tạp hoặc rủi ro cao, mức bảo đảm có thể được yêu cầu cao hơn nhưng không được vượt quá giới hạn tối đa theo quy định.

Riêng đối với các gói thầu quy mô nhỏ (mua sắm hàng hóa, phi tư vấn dưới 10 tỷ VNĐ hoặc xây lắp dưới 20 tỷ VNĐ), mức bảo đảm thường thấp hơn đáng kể, dao động từ 2% đến 3% giá hợp đồng.^[1] Đây là một chính sách hỗ trợ rất lớn giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng tiếp cận các dự án công mà không bị kẹt vốn quá nhiều.

Cần phân biệt giá trúng thầu và giá hợp đồng khi tính bảo đảm. Nhiều nhà thầu chỉ tính theo giá trúng thầu trong thông báo kết quả. Tuy nhiên, quy định hiện hành yêu cầu tính trên giá hợp đồng. Nắm rõ thủ tục nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng sẽ giúp tránh sai sót. Nếu hợp đồng bao gồm thuế, phí phát sinh hoặc điều chỉnh giá mà nhà thầu vẫn giữ mức bảo lãnh theo giá trúng thầu cũ, thư bảo lãnh có thể bị coi là không hợp lệ do thiếu giá trị.

Hình thức nộp bảo đảm: Nên chọn Đặt cọc hay Bảo lãnh ngân hàng?

Nhà thầu có ba lựa chọn chính để thực hiện biện pháp bảo đảm: nộp tiền mặt (đặt cọc), bảo lãnh ngân hàng, hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh. Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng liên quan đến chi phí và tính thanh khoản của doanh nghiệp.

So sánh các hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng

Đặt cọc (Tiền mặt/Chuyển khoản)

Bị gián đoạn do tiền tươi bị giữ trong tài khoản chủ đầu tư suốt thời gian thực hiện

Không mất phí phát hành nhưng mất chi phí cơ hội của dòng tiền

Đơn giản nhất, chỉ cần ủy nhiệm chi chuyển tiền là xong

Bảo lãnh ngân hàng (Phổ biến nhất)

Tối ưu nhất vì chỉ cần nộp một khoản phí nhỏ, không cần ký quỹ 100% tiền mặt

Mất phí phát hành bảo lãnh (thường 1% - 2% giá trị bảo lãnh mỗi năm)

Phức tạp hơn, cần ngân hàng thẩm định năng lực tài chính và tài sản đảm bảo

Giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh

Giống bảo lãnh ngân hàng, giúp giải phóng nguồn vốn cho sản xuất

Phí bảo hiểm cạnh tranh, thường được các công ty bảo hiểm cung cấp

Mới mẻ, cần kiểm tra xem chủ đầu tư có chấp nhận hình thức này trong HSMT không

Bài học từ sai sót ngày hiệu lực của Công ty Xây dựng Minh Hùng

Công ty Minh Hùng tại TP.HCM trúng gói thầu xây lắp trường học trị giá 15 tỷ VNĐ vào tháng 6 năm 2025. Theo quy định, họ phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng 3% giá trị hợp đồng trước khi ký kết.

Anh Hùng chủ quan đợi đến sát ngày ký mới đi làm bảo lãnh tại ngân hàng. Do hồ sơ thiếu báo cáo thuế quý gần nhất, ngân hàng mất 4 ngày mới phê duyệt. Thư bảo lãnh được phát hành vào đúng chiều ngày hẹn ký hợp đồng.

Khi mang thư đến, phía chủ đầu tư phát hiện ngày hiệu lực của bảo lãnh bắt đầu từ ngày hôm sau, trong khi hợp đồng yêu cầu hiệu lực tính từ ngày ký. Một sai sót nhỏ về thời gian khiến biên bản ký kết bị hoãn lại.

Hệ quả là Minh Hùng bị cảnh cáo về tiến độ ngay từ đầu và phải mất thêm phí phát hành lại thư bảo lãnh mới. Bài học rút ra là luôn yêu cầu ngân hàng ghi ngày hiệu lực sớm hơn hoặc đúng bằng ngày dự kiến ký hợp đồng.