Chứng từ mua hàng hóa gồm những gì?

Chứng từ mua hàng hóa bao gồm những loại nào? Quy định mới nhất là gì?

Em hỏi chứng từ mua hàng hóa gồm những gì hả Anh? Mấy cái này hồi mình làm bên công ty X ở Hà Nội năm 2021, mà giờ luật lệ thay đổi chóng mặt, em nên tự tìm hiểu thêm trên trang web chính phủ cho chắc. Nhưng đại khái, chắc vẫn cần hóa đơn VAT, cái này chắc chắn rồi. Lúc đó mình làm, một bộ hồ sơ thiếu hóa đơn là coi như "chết".

Hợp đồng thì đương nhiên, nhưng cái này quan trọng nhất là điều khoản thanh toán rõ ràng, mình nhớ có lần làm mất cả tuần vì khúc mắc về điều khoản trong hợp đồng với công ty Y ở Sài Gòn, mất công đi lại, chắc gần cả triệu tiền xăng xe. Phiếu xuất kho bên bán lập cũng cần, cái này để kiểm tra hàng hóa đúng với đơn đặt hàng. Biên bản thanh lý hợp đồng nữa, nếu có.

Còn quy định mới nhất thì... Anh không nắm rõ lắm. Luật thuế thay đổi liên tục, chóng mặt lắm. Em vào trang cục thuế tra cứu cho chính xác nhé, tại vì thông tin này quan trọng lắm, không nên dựa vào lời anh nói đâu. Năm ngoái, mình còn bị phạt vì thiếu một vài loại giấy tờ nhỏ trong hợp đồng với một doanh nghiệp Nhật, phạt gần 10 triệu đấy, sợ lắm! Chứng từ mua hàng hóa gồm: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng, Phiếu xuất kho, Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).

1 bộ hồ sơ mua hàng gồm những gì?

Em hỏi thế này, Anh lại tưởng Em định mở công ty mua bán hồ sơ! Đùa thôi, chứ hồ sơ mua hàng mà đầy đủ thì đúng là "của hiếm" đấy. Anh liệt kê "sương sương" vài món, coi như Em đi "săn" cho đủ bộ nhé:

• Hóa đơn GTGT: Đầu vào lẫn đầu ra, cái này thì "must-have" rồi, không có thì "toang"!

• Phiếu kho: Nhập, xuất cứ phải rõ ràng, "nhập nhèm" là "mệt mỏi" lắm đấy.

• Tờ khai hải quan: Nếu có nhập khẩu, đừng quên "em nó", bỏ sót là "ăn hành" ngay.

• Báo giá: Để còn biết "ai" bán đắt, "ai" bán rẻ mà "cân đo đong đếm" chứ!

• Đơn đặt hàng: Cái này như "giao kèo miệng", cẩn thận vẫn hơn, Em nhỉ?

• Hợp đồng kinh tế: "Chốt hạ" cuối cùng, ràng buộc pháp lý rõ ràng, tránh "lật kèo".

Thấy chưa, "sương sương" mà cũng "mệt não" đấy! Đấy là Anh chưa kể đến mấy thứ "phụ kiện" như:

• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, séc...).
• Các loại giấy tờ khác liên quan đến hàng hóa (chứng nhận chất lượng, xuất xứ...).

Mà Em biết không, nhiều khi "hồ sơ" còn "dày" hơn cả "quyển từ điển" ấy chứ! Nên là, cứ chuẩn bị tinh thần "chiến đấu" đi nhé! Chúc Em "săn" được bộ hồ sơ "đẹp như tranh"!

1 bộ chứng từ XNK gồm những gì?

Em! Bộ chứng từ XNK, nói chung thôi nha, chứ mỗi lần nó khác nhau lắm, tùy hàng hóa và quốc gia nữa. Tháng trước em làm cái vụ nhập khẩu cà phê Robusta từ Brazil về, khổ lắm!

• Hợp đồng: Cái này chắc chắn phải có rồi, ghi rõ ràng ngày tháng năm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán... Khúc này anh nhớ hồi ký hợp đồng với ông chủ công ty "Cafés do Brasil" ở Santos, Brazil, mệt muốn chết. Họ kỹ tính lắm, chữ ký phải đúng, con dấu phải đủ, mất cả buổi chiều mới xong.

• Hóa đơn thương mại: Chắc chắn phải có rồi, cái này dùng để tính thuế quan. Cái hóa đơn lần đó anh nhớ rõ mồn một là in trên giấy đặc biệt, có cả logo công ty họ nữa.

• Vận đơn: Cái này quan trọng lắm, chứng minh hàng hóa đang trên đường vận chuyển. Lần đó dùng vận đơn đường biển, cứ tưởng đơn giản, ai ngờ lại phải check thông tin trên mấy cái website của hãng tàu suốt ngày, mắt anh mỏi nhừ ra.

• Phiếu đóng gói: Ghi rõ từng thùng hàng, trọng lượng, kích thước... Đống giấy tờ này anh sắp xếp cả buổi tối mới xong, mệt muốn xỉu. May mà lần đó hàng không bị thất lạc.

• Giấy chứng nhận xuất xứ: Cái này chứng minh nguồn gốc hàng hóa, quan trọng lắm, không có là hải quan giữ hàng đó nha.

• Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu cần): Hàng nông sản thì cần, cà phê của anh cũng cần, mất công làm thêm một đống giấy tờ nữa. Khổ sở!

Nói chung là nhiều lắm, em cứ tưởng tượng như một đống giấy tờ cao ngất ngưởng ấy, mỗi lần làm xong là muốn nghỉ ngơi cả tuần. Tháng này anh làm hàng khác rồi, nhẹ nhàng hơn nhiều.