Chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị là ai?

Chủ tọa cuộc họp hội đồng quản trị là ai theo luật?

Xác định rõ người điều hành phiên họp quản trị doanh nghiệp giúp đảm bảo tính hợp pháp cho các quyết định đưa ra. Việc nắm vững quy định chủ tọa họp hđqt luật doanh nghiệp 2020 giúp bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Chủ tọa cuộc họp hội đồng quản trị là ai theo luật doanh nghiệp?

chủ tọa cuộc họp hội đồng quản trị là ai luôn là câu hỏi cốt lõi để đảm bảo tính pháp lý cho mọi quyết định nội bộ của công ty cổ phần. Theo quy định pháp luật hiện hành, người giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ mặc nhiên đảm nhiệm vai trò chủ tọa và có trách nhiệm điều hành toàn bộ diễn biến cuộc họp. Vai trò này mang tính bắt buộc nhằm giữ sự trang nghiêm và bảo đảm các biểu quyết tuân thủ đúng điều lệ doanh nghiệp.

Quy định này áp dụng đồng nhất cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp đại chúng và công ty cổ phần quy mô lớn. Số liệu ghi nhận từ hệ thống quản trị doanh nghiệp cho thấy phần lớn các tranh chấp nội bộ phát sinh từ cuộc họp thường do lỗi điều hành của người chủ trì không đúng thẩm quyền. Điều này cho thấy vai trò của người đứng đầu cực kỳ quan trọng.

Tuy nhiên, luật cũng dự phòng những tình huống bất khả kháng. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể tham gia hoặc không thực hiện nhiệm vụ điều hành vì lý do cá nhân, các thành viên còn lại sẽ tiến hành bầu một người trong số họ làm chủ tọa theo nguyên tắc đa số. Quá trình này đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối để tránh việc nghị quyết sau đó bị tuyên vô hiệu.

Xử lý tình huống chủ tịch hđqt vắng mặt ai làm chủ tọa?

Khi gặp trường hợp ai là chủ tọa cuộc họp hđqt, doanh nghiệp cần kích hoạt ngay quy trình xử lý khẩn cấp quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Đầu tiên, Chủ tịch có thể ủy quyền cho một thành viên khác làm chủ tọa bằng văn bản trước khi cuộc họp diễn ra. Nếu không có văn bản ủy quyền, các thành viên Hội đồng quản trị có mặt sẽ trực tiếp bỏ phiếu bầu một người tạm thời chủ trì cuộc họp.

Thực tế áp dụng luật tại các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy có những trường hợp cuộc họp phải bầu chủ tọa thay thế khi có tình huống phát sinh. Rất nhiều thư ký cuộc họp lúng túng khi xử lý biên bản trong tình huống này. Việc không nắm vững quy trình bầu thay thế dễ dẫn đến nguy cơ các cổ đông thiểu số khởi kiện do quy trình biểu quyết sai luật.

Thực tế, có những tình huống phát sinh như tại một công ty công nghệ ở quận 3, TP.HCM. Khi Chủ tịch HĐQT vắng mặt đột xuất và thời gian biểu quyết đã cận kề, thay vì ra quyết định hoãn họp, công ty đã áp dụng quy định để bầu ngay một thành viên làm chủ tọa tạm thời, giúp phiên họp diễn ra thành công đúng luật.

Hậu quả pháp lý khi cuộc họp hội đồng quản trị không có chủ tọa đúng thẩm quyền

Một cuộc họp hội đồng quản trị không có chủ tọa đúng thẩm quyền sẽ khiến toàn bộ nghị quyết, quyết định thông qua tại phiên họp đó có nguy cơ cao bị hủy bỏ. Pháp luật quy định chủ tọa là người ký tên và chịu trách nhiệm trực tiếp về tính trung thực của biên bản họp. Nếu người ký biên bản không có tư cách chủ tọa hợp pháp, văn bản đó hoàn toàn không có giá trị thi hành.

Các số liệu phân tích án lệ tại tòa án kinh tế cho thấy nhiều đơn yêu cầu hủy nghị quyết HĐQT được chấp thuận có liên quan đến lỗi sai sót về tư cách người chủ trì và cách thức điều hành biểu quyết. Đây là một con số đáng báo động cho các nhà quản lý. Sự chủ quan trong khâu tổ chức có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng tỷ đồng do tiến độ dự án bị đình trệ.

Nhiều người nghĩ chỉ cần biên bản có đủ chữ ký của các thành viên là xong. Nhưng thực tế thì luật pháp yêu cầu sự chuẩn chỉnh từ khâu khai mạc đến khâu ký tên. Nếu một cổ đông phát hiện người điều hành không được bầu đúng quy trình, họ có quyền gửi đơn kiện lên tòa án để yêu cầu đình chỉ các nghị quyết. Đừng để một chi tiết nhỏ phá hỏng cả chiến lược lớn.

So sánh quy trình bầu chủ tọa: Họp HĐQT và Họp ĐHĐCĐ

Cuộc họp Hội đồng quản trị

• Các thành viên còn lại bỏ phiếu bầu một người trong số họ theo nguyên tắc đa số quá bán
• Chủ tọa và người ghi biên bản phải cùng liên đới chịu trách nhiệm và ký tên vào văn bản cuối cùng
• Chủ tịch Hội đồng quản trị trực tiếp làm chủ tọa mà không cần thông qua bầu chọn lại tại phiên họp

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

• Đại hội tiến hành bầu chủ tọa ngay tại phiên khai mạc và người có số phiếu cao nhất sẽ điều hành
• Chủ tọa cuộc họp và thư ký chịu trách nhiệm ký tên, không bắt buộc toàn bộ cổ đông tham dự phải ký
• Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa hoặc người đại diện do cổ đông bầu ra tùy thuộc vào bên triệu tập họp

Hành trình giải cứu nghị quyết của công ty Minh Phát tại Hà Nội

Anh Hùng, Trưởng phòng Pháp chế của một công ty xây dựng tại Hà Nội, đối mặt với bài toán đau đầu khi Chủ tịch HĐQT đột ngột đổ bệnh ngay trước phiên họp quyết định thầu. Anh rất lo lắng vì cuộc họp này ảnh hưởng trực tiếp đến 45% doanh thu dự kiến của quý tới.

Sai lầm đầu tiên là thư ký định cho Giám đốc điều hành lên làm chủ tọa thay thế mà không tổ chức bầu chọn. Kết quả là Ban kiểm soát đã tuýt còi ngay lập tức vì vị Giám đốc này không phải là thành viên Hội đồng quản trị.

Sau 15 phút tranh luận căng thẳng, anh Hùng nhận ra lỗi sai và yêu cầu dừng mọi hoạt động biểu quyết lại. Anh hướng dẫn các thành viên HĐQT có mặt làm biên bản kiểm phiếu nhanh để bầu một thành viên độc lập làm chủ tọa tạm thời.

Nhờ xử lý đúng luật, nghị quyết sau đó được thông qua suôn sẻ, giúp công ty Minh Phát trúng gói thầu trị giá lớn mà không bị các đối thủ kiện cáo về mặt thủ tục pháp lý.