Ủy nhiệm chi và giấy báo nợ khác nhau như thế nào?

Ủy nhiệm chi và giấy báo nợ: Hai khái niệm dễ nhầm lẫn trong thanh toán doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố sống còn. Điều này đòi hỏi sự am hiểu về các công cụ và thuật ngữ liên quan đến thanh toán. Hai khái niệm thường gây nhầm lẫn cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập, là “Ủy nhiệm chi” và “Giấy báo nợ”. Tuy có liên quan đến việc chi trả, nhưng bản chất và mục đích sử dụng của chúng hoàn toàn khác nhau.

Ủy nhiệm chi, như tên gọi của nó, là một lệnh thanh toán. Nó đóng vai trò như một chỉ thị gửi đến ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích một khoản tiền cụ thể từ tài khoản của người trả (doanh nghiệp) để chuyển đến tài khoản của người thụ hưởng (nhà cung cấp, đối tác…). Trong ủy nhiệm chi, số tiền thanh toán được xác định rõ ràng và việc chuyển tiền diễn ra ngay lập tức hoặc theo lịch trình đã định. Nói cách khác, ủy nhiệm chi mang tính chủ động từ phía người trả, thể hiện sự sẵn sàng thanh toán khoản tiền đó.

Ngược lại, giấy báo nợ không phải là lệnh thanh toán. Nó mang tính chất thông báo, nhắc nhở doanh nghiệp về một khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn mà chưa được thanh toán. Giấy báo nợ thường do bên cung cấp hoặc đối tác phát hành, liệt kê chi tiết các khoản phải trả, bao gồm số tiền, ngày đến hạn, nội dung giao dịch… Nó đóng vai trò như một lời nhắc nhở thiện chí hoặc một bước khởi đầu cho quá trình đòi nợ chính thức. Bản thân giấy báo nợ không có chức năng chuyển tiền. Doanh nghiệp nhận được giấy báo nợ vẫn cần thực hiện các bước thanh toán tiếp theo, ví dụ như lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền cho đối tác.

Tóm lại, sự khác biệt cốt lõi giữa ủy nhiệm chi và giấy báo nợ nằm ở tính chất chủ động và bị động trong việc thanh toán. Ủy nhiệm chi là hành động chủ động của doanh nghiệp để thực hiện thanh toán, trong khi giấy báo nợ là thông báo từ bên ngoài nhắc nhở doanh nghiệp về nghĩa vụ thanh toán. Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, tránh những sai sót trong quá trình thanh toán và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh. Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này có thể dẫn đến chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và thậm chí phát sinh các chi phí phạt không đáng có.