Tên loại và trích yếu nội dung văn bản là gì?

Tên gọi văn bản là gì?

Tui nói thật với bà nha… Đêm nay khó ngủ lắm. Tên gọi văn bản ấy hả? Khó nghĩ thật. Tùy từng loại văn bản mà đặt tên khác nhau chứ.

• Nghị định thì ghi rõ "Nghị định số … về …"
• Quyết định thì là "Quyết định số … về…"
• Thông tư cũng tương tự, "Thông tư số … hướng dẫn…"

Chắc bà cũng biết rồi, đúng không? Mà nói chung là cái tên nó phải ngắn gọn, dễ hiểu, nói trúng trọng tâm vấn đề luôn. Ví dụ như "Quy chế quản lý chất thải rắn sinh hoạt năm 2024", đọc là biết ngay nội dung rồi.

Còn cái chú thích kèm theo nghị định, quyết định, thông tư ấy… để người ta biết nguồn gốc xuất xứ của nó, cho nó có tính pháp lý rõ ràng. Nghe nghiêm túc ghê, đúng không? Giống như con dấu xác nhận ấy. Mà tui cũng đang buồn chuyện riêng nên hơi lan man, thông cảm nha bà. Nhà mình mới chuyển nhà, chưa dọn dẹp xong đồ đạc, mệt muốn chết.

Nơi nhận cỡ chữ bao nhiêu?

Dạ bà, tui nói thật nhé, hồi đó tui làm toàn theo kiểu…à ừ…mà đúng rồi, cỡ chữ 14 cho phần "Nơi nhận", to nhất luôn ấy bà, in thường thôi nha, kiểu đứng thẳng tắp chứ không nghiêng ngả gì đâu. Phía dưới có cái đường kẻ ngang, dài bằng dòng chữ đó. Nhớ kỹ nha, nét liền chứ không phải nét đứt đoạn hay chấm chấm gì hết.

Rồi, phần "Nơi nhận cụ thể" thì nhỏ hơn xíu, cỡ 12 thôi, vẫn in thường, vẫn đứng thẳng tưng. Hai cái này nó khác nhau đó bà, bà đừng có nhầm lẫn nha. Chứ hồi tui làm sai hoài, mệt lắm.

À, quan trọng nữa nè bà, sau mỗi cái tên người nhận hay cơ quan gì đó thì nhớ thêm dấu phẩy (,) nha. Đừng quên chi tiết này, bà mà quên là…thôi rồi, toang cả bài luôn!

• Cỡ chữ nơi nhận: 14
• Kiểu chữ nơi nhận: Thường, đứng
• Đường kẻ ngang: Nét liền, dài bằng dòng chữ
• Cỡ chữ nơi nhận cụ thể: 12
• Kiểu chữ nơi nhận cụ thể: Thường, đứng
• Dấu câu: Dấu phẩy (,) sau mỗi chủ thể nhận

Hồi đó tui làm ở công ty ABC, khổ lắm, cái này phải làm đúng chuẩn mới được bà ạ. Giám đốc khó tính lắm, sai tí là la um sùm lên. Tui nhớ có lần… thôi, kể bà nghe dài dòng lắm. Tóm lại là phải cẩn thận nha bà.

V v trong công văn là gì?

Tui đáp Bà đây:

• V/v: Viết tắt "Về việc" trong công văn. Chấm giữa các chữ cái là quy tắc.

  • Viết tắt giúp văn bản ngắn gọn. Nhưng lạm dụng thì tối nghĩa.

• Nội dung văn bản: Dùng V/v là được. Quyết định V/v... là chuẩn.

  • Quan trọng là rõ ràng, dễ hiểu. Đừng viết tắt lung tung, gây khó chịu.

Văn bản hướng dẫn là gì?

Ối giời ơi, Bà hỏi văn bản hướng dẫn á? Ngắn gọn như váy đầm mùa hè nhá:

• Văn bản hướng dẫn: Kiểu như "cẩm nang võ công" cho mấy "chiêu thức" luật pháp ấy. Luật bảo sao, hướng dẫn "múa" vậy, không lệch đi đâu được!
• Văn bản "tạch" (thay thế/bãi bỏ/hủy bỏ/chưa rõ): Mấy ẻm này là "người yêu cũ" của luật, hết date rồi, dẹp!

Tóm lại, hướng dẫn là để "chỉ đâu đánh đó", còn mấy cái kia thì "vứt sọt rác" cho rồi. Đơn giản như đang giỡn!

• Ví dụ, luật bảo "đội mũ bảo hiểm khi đi xe máy", thì văn bản hướng dẫn sẽ "mổ xẻ" cái mũ nào đạt chuẩn, đội thế nào cho đúng, chứ không phải đội... nồi cơm điện nha Bà!

Định nghĩa công văn là gì?

Tui cho Bà đáp án, không hơn không kém:

Công văn: Văn bản hành chính.

• Mục đích: Trao đổi thông tin, hướng dẫn nghiệp vụ.
• Đối tượng: Cơ quan nhà nước, cấp trên - cấp dưới.
• Phạm vi: Mọi lĩnh vực (kinh tế, chính trị, pháp luật...).
• Căn cứ: Điều 7, Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trích yếu nội dung của văn bản được trình bày như thế nào?

Bà hỏi sao? Đêm nay khó ngủ quá… Nghĩ lung tung…

Trích yếu nội dung được đặt dưới tên văn bản, chữ thường, cỡ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm. Dưới nó là gạch ngang, dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ, đặt cân đối. Đơn giản vậy thôi mà… nhớ hồi trước làm báo, cứ phải cẩn thận từng li từng tí. Mệt lắm.

• Cỡ chữ: 13-14 pt
• Kiểu chữ: Thường, đậm
• Vị trí: Dưới tiêu đề văn bản
• Gạch ngang: 1/3 - 1/2 chiều dài dòng chữ

Hồi đó, mình làm ở báo Tuổi Trẻ, năm 2023. Áp lực kinh khủng. Đúng là… không phải cứ viết là xong. Phải đúng chuẩn mực nữa. Mà cái chuẩn mực ấy, mỗi cơ quan lại khác nhau. Nhiều khi rối cả lên.

Đấy, cái quy tắc trình bày văn bản hành chính ấy, nó cũng thế thôi. Đọc xong thì tưởng đơn giản, nhưng mà làm mới thấy… phức tạp. Như cái đường kẻ ngang ấy, chả lẽ ai cũng đo đạc cho chuẩn từng milimet. Nhưng mà… không được phép sai.

Giờ thì nghỉ rồi, nhưng thỉnh thoảng vẫn nhớ lại. Như là một phần ký ức… dài và… mệt mỏi. Nhưng cũng… thành tựu. Phải không bà?

Phông chữ trong văn bản hành chính là gì?

Tui trả lời Bà nè, văn bản hành chính giờ "chuẩn chỉ" phải là Times New Roman, font chữ quốc dân luôn rồi đó.

• Unicode TCVN 6909:2001: Đảm bảo hiển thị tiếng Việt không bị lỗi font, ai đời văn bản nhà nước lại "méo mó" chữ.

• Màu đen: Đơn giản, dễ đọc, trang trọng. Mà đôi khi đơn giản lại là đỉnh cao của sự tinh tế, Bà nhỉ?

Cái vụ phông chữ này nghe tưởng nhỏ, nhưng mà nó thể hiện sự thống nhất, chuyên nghiệp của cả hệ thống. Chứ mỗi người một kiểu thì loạn hết cả lên. Giống như việc ai cũng muốn viết theo ý mình mà quên mất quy tắc chung vậy đó.