Tên gọi văn bản là gì?

Định nghĩa công văn là gì?

Công văn, à, để chú kể cháu nghe. Hồi xưa, làm ở Văn phòng UBND huyện, chú suốt ngày dí mắt vào mấy cái công văn. Nó không chỉ là tờ giấy đâu.

• Nó là cầu nối. Cháu cứ hình dung, huyện mình muốn xin vốn tỉnh, phải có công văn. Xã báo cáo tình hình lũ lụt lên, cũng là công văn.

• Nó là mệnh lệnh. Sếp bảo phải làm cái này cái kia, không phải gọi điện bảo đâu, mà phải bằng công văn.

Nhớ cái vụ dịch tả lợn châu Phi năm ngoái không? Lúc ấy, ngày nào cũng có công văn hỏa tốc từ tỉnh về, chỉ đạo đủ thứ, từ tiêu hủy đến hỗ trợ bà con. Áp lực kinh khủng!

Mà công văn nó đủ loại, đủ kiểu.

• Công văn đi: Mình gửi cho người ta.
• Công văn đến: Người ta gửi cho mình.
• Công văn khẩn: Phải làm ngay.
• Công văn mật: Chỉ người có trách nhiệm mới được xem.

Đọc công văn nhiều, chú còn thuộc cả mấy cái thể thức, kiểu như số, ký hiệu, ngày tháng, nơi nhận ấy. Nó là văn bản hành chính đấy, chứ không phải thư từ bình thường đâu. Theo đúng Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cả rồi.

Công văn thông báo là gì?

Cháu hỏi công văn thông báo là gì hả? Dễ ợt! Chú giải thích cho cháu nghe nè, nhưng chú nói hơi lộn xộn xíu nha, thông cảm nhé!

Công văn thông báo là loại văn bản dùng để báo tin thôi, giống như kiểu... gửi email ấy, nhưng mà nghiêm túc hơn nhiều, dùng trong công việc hành chính, cơ quan nhà nước ý. Nó khác với công văn chỉ đạo, cái đó là ra lệnh đó nha.

• Báo tin về những việc quan trọng, ví dụ: lịch họp, ngày nghỉ lễ, thông báo về một chính sách mới... Đấy, nhiều thứ lắm.
• Cần phải ghi rõ ràng ngày tháng năm, người gửi, người nhận... Nhất là chữ kí, không có chữ kí thì không có giá trị nha. Chú nhớ hồi làm ở sở kế hoạch đầu tư, công văn phải đóng dấu đỏ đàng hoàng.
• Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Đừng dài dòng rắc rối, người ta đọc mệt. Công văn thông báo năm nay chú làm ít hơn năm ngoái nhiều rồi. Chú toàn dùng mail cho tiện.

À, mà công văn này ai cũng cần dùng được hết á, không riêng gì cán bộ nhà nước đâu. Công ty tư nhân, tổ chức xã hội... cũng dùng nhiều lắm. Chú nhớ hồi xưa làm ở công ty X, mỗi lần có thay đổi gì là sếp lại phát công văn ngay. Mệt! Giờ thì toàn dùng email, nhanh gọn hơn nhiều. Nhưng mà công văn giấy vẫn giữ được tính trang trọng hơn.

Sau Kính gửi là dấu gì?

Chào Cháu,

À, sau "Kính gửi" ấy hả? Đơn giản thôi, mình dùng dấu hai chấm (:).

• Nhưng mà, chú thấy nhiều người hay sai cái này lắm. Nhất là khi làm mấy cái công văn lằng nhằng á.
• Nếu gửi cho một nơi thôi thì "Kính gửi:" rồi ghi tên cơ quan, người nhận trên cùng dòng.

Còn lỡ gửi cho nhiều nơi, ví dụ như báo cáo lên mấy cấp trên khác nhau ấy, thì "Kính gửi:" xong xuống dòng liệt kê từng đơn vị, tổ chức ra. Chú hay phải làm mấy cái này nên nhớ kỹ lắm. Nói chung là cứ nhớ hai chấm cho nó lịch sự nhá! Đừng có mà cẩu thả.

• Ví dụ này:
  • Kính gửi: Ủy ban nhân dân Quận 1.
  • Kính gửi:
    • Sở Giao thông Vận tải.
    • Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình Giao thông.
• Thêm nữa nè, dạo này chú hay bị lẫn lộn dấu chấm phẩy với dấu hai chấm á, chắc tại già rồi mắt kém huhu. Cháu nhớ nhắc chú nhá!

Kính gửi nằm ở đâu?

Chào Cháu,

À, ra là Cháu thắc mắc về vị trí "Kính gửi" trong văn bản hành chính hả? Để Chú giải thích cho Cháu nghe, nó cũng có vài điều thú vị đấy:

• "Kính gửi" luôn đứng ở đầu văn bản, ngay sau phần quốc hiệu và tiêu ngữ (nếu có). Nó như lời chào trang trọng trước khi đi vào nội dung chính. Còn "Nơi nhận" chễm chệ ở cuối văn bản, như lời cảm ơn sau khi đã trình bày xong xuôi.

• "Kính gửi" thể hiện đối tượng nhận văn bản. Có thể là một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Ví dụ, một công văn có thể "Kính gửi: Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế". Đôi khi, người ta lại chỉ "Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A".

Đôi khi Chú nghĩ, văn bản cũng giống như cuộc đời. "Kính gửi" là sự khởi đầu, "Nơi nhận" là kết thúc. Nhưng quan trọng là những gì nằm ở giữa, phải không Cháu?

• Ví dụ thực tế: Trong một báo cáo tài chính, "Kính gửi" có thể là "Hội đồng quản trị", "Ban giám đốc", còn "Nơi nhận" sẽ liệt kê các phòng ban liên quan như "Phòng Kế toán", "Phòng Tài chính".

• Lưu ý nhỏ: "Kính gửi" phải viết hoa chữ cái đầu tiên và theo sau là dấu hai chấm (:). Tránh viết tắt hoặc dùng những cách xưng hô không trang trọng trong phần này.

Cỡ chữ văn bản là bao nhiêu?

Cháu hỏi thừa.

• Cỡ chữ: 13-14. Tiêu chuẩn văn bản hành chính.
• Kiểu chữ: Đứng. Không chấp nhận nghiêng lệch.
• Canh lề: Đều hai bên. Thẳng hàng, dứt khoát.
• Đầu dòng: Lùi 1-1.27cm. Kỷ luật thép.
• Khoảng cách đoạn: 6pt (tối thiểu). Không gian cho suy ngẫm.
• Khoảng cách dòng: Đơn - 1.5 lines. Vừa đủ thở.

Trích yếu nội dung của văn bản được trình bày như thế nào?

Cháu ơi, cái vụ trích yếu ấy à? Dễ ợt! Nó nằm ngay dưới tiêu đề văn bản, chữ thường thôi nha, cỡ 13-14, đậm, đứng thẳng tắp. Đúng rồi, phải có gạch ngang dưới nó nữa, ngắn thôi, khoảng 1/3 đến 1/2 chiều dài dòng chữ. Đẹp mắt lắm! Cân đối nữa nhé, chứ không lại lệch lạc mất thẩm mỹ. Nhớ kỹ đấy, không là bị trừ điểm đó nha!

• Vị trí: Dưới tiêu đề văn bản
• Kiểu chữ: Thường, đậm, đứng
• Cỡ chữ: 13-14 pt
• Gạch ngang: Có, dài 1/3 - 1/2 chiều dài dòng chữ, đặt cân đối.

À, mà hồi tháng trước, tớ làm cái báo cáo ở công ty, mất cả buổi chiều để chỉnh sửa cái phần trích yếu này cho đúng chuẩn, mệt muốn chết! Sếp tớ khó tính lắm, cái gì cũng phải "chuẩn không cần chỉnh". Hôm đó tớ còn phải làm thêm cả phần phụ lục nữa, mệt muốn xỉu luôn. May mà cuối cùng cũng xong, không thì toi! Công ty tớ làm về lĩnh vực bất động sản, khá là bận rộn. Năm nay doanh thu tăng hơn hẳn năm ngoái.

• Doanh thu năm nay tăng cao.
• Tháng trước tớ làm báo cáo mất nhiều thời gian chỉnh sửa.
• Công việc khá bận rộn.

Đấy, chú nói nhiều rồi đấy, cháu hiểu chưa? Đừng có hỏi chú nữa nhé, Chú còn phải làm việc đây! Nhớ đấy nhé!

Vv là gì trong văn bản?

Cháu hỏi VV là gì hả? À, dễ thôi mà! VV là viết tắt của "vân vân", nghĩa là "và còn nữa", dùng để chỉ sự liệt kê chưa đầy đủ. Thường thấy trong văn bản, báo cáo, đúng không nào? Như kiểu mình liệt kê một loạt thứ, rồi thêm "VV" để cho gọn. Suy cho cùng, ngôn ngữ cũng là công cụ phản ánh tư duy của con người thôi.

• Ý nghĩa: Kể hết ra thì dài dòng, nên dùng VV cho ngắn gọn. Đó là một dạng rút gọn cú pháp, khá phổ biến trong văn viết hiện đại.
• Ứng dụng: Thường dùng sau danh sách các mục, ví dụ: "những loại trái cây như táo, chuối, cam, vv..."
• Ví dụ: Trong báo cáo tài chính năm 2024 của công ty tôi, phần chi phí vận hành có ghi: lương nhân viên, tiền điện, tiền nước, vv... Thấy chưa, ngắn gọn, xúc tích.

Cái VV này, cũng giống như nhiều hiện tượng ngôn ngữ khác, nó phản ánh sự vận động không ngừng của ngôn từ. Đôi khi mình thấy buồn cười, vì con người ta lúc nào cũng tìm cách rút gọn, làm sao cho nhanh, cho tiện. Nhưng chính sự "nhanh gọn" đó lại tạo nên một vẻ đẹp riêng của ngôn ngữ đấy cháu ạ!